Inmiddels staat Finadi bekend als de helpende hand bij de administratieve verwerking en als consultant die bedrijven van advies voorziet en ze daarmee hulp biedt bij hun ontwikkeling. Maar wist je ook dat Finadi ingezet kan worden als volwaardige backoffice? Finadi noemt zichzelf niet voor niets een backoffice op afstand. In dit derde deel, en tevens ook het laatste deel in de blogserie, zullen wij de meest uitgebreide dienst uitlichten die Finadi aanbiedt: de backoffice dienstverlening.
De backoffice is een belangrijk aspect. Het vormt het kloppend hart van de onderneming. De figuurlijke ‘voorkant’ (frontoffice) van een bedrijf waar bijvoorbeeld het klantcontact plaatsvindt is ook belangrijk, maar kan alleen optimaal uitgevoerd worden wanneer de werkzaamheden in de backoffice op rolletjes lopen. Zie het als een samenspel tussen front- en backoffice waarbij beide partijen elkaar nodig hebben om de onderneming draaiende te houden. Zodra de werkzaamheden binnen een backoffice niet goed verlopen, zul je daar snel iets van merken op andere vlakken binnen het bedrijf.
Finadi is erin gespecialiseerd om te bewerkstelligen dat de backofficewerkzaamheden geordend en gestructureerd opgezet worden en op lange termijn goed verlopen. Finadi treedt hierbij op als een soort rechterhand of partner van een onderneming. De financiële en administratieve werkzaamheden waar de ondernemer geen tijd voor heeft of nog niet de juiste personen voor in dienst heeft, worden binnen deze dienst door Finadi uit handen genomen. Wij staan klaar voor de ondernemers die geen tijd hebben om hun onverdeelde aandacht te richten op de backofficewerkzaamheden en zich liever honderd procent inzetten voor de kern van hun bedrijf. Wij als Finadi steken graag onze tijd en energie in de backofficewerkzaamheden zodat ondernemers kunnen doen wat ze leuk vinden: ondernemen.
Veelgestelde vragen beantwoord
Bij veel ondernemers merken wij dat ze niet helemaal voor ogen hebben wat wij als backoffice op afstand voor ze kunnen betekenen. Wij zijn al verschillende vragen tegengekomen die hoogstwaarschijnlijk bij meer ondernemers door het hoofd gaan. Hieronder zullen wij de veelgestelde vragen beantwoorden zodat het uiteindelijk voor iedereen duidelijk is wat onze backoffice dienstverlening precies inhoudt en hoe wij doorgaans samenwerken met ondernemers die ons inzetten in hun onderneming.
Wat is een backoffice? Een backoffice is het gedeelte van de onderneming dat zich bezighoudt met de vastlegging en opvolging van alle transactiestromen. Onder deze transactiestromen vallen taken zoals het registreren van uren, het versturen van facturen, opbouwen van personeelsdossiers, creëren en monitoren van online content, betalingen klaarzetten en registreren, digitaliseren van documenten en ga zo maar door. Het is een lange lijst aan taken waar de backoffice voor verantwoordelijk is.
Binnen de backoffice worden dus in feite alle financiële en administratieve werkzaamheden uitgevoerd. De backoffice heeft geen contact met de klanten, maar voert de werkzaamheden uit die aan de ‘achterkant’ van het bedrijf plaatsvinden. De term backoffice is om die reden afgeleid van de traditionele indeling van bedrijfsgebouwen waar klantcontact voorin het gebouw gebeurde en de afdelingen die de ondersteunende werkzaamheden uitvoerden aan de achterkant van het gebouw zaten.
Vandaag de dag hoeft een backoffice niet meer per se in hetzelfde gebouw te zitten als de frontoffice. Wij als Finadi zijn hier een perfect voorbeeld van. Wij kunnen namelijk fungeren als een backoffice op afstand. Dit houdt in dat wij de taken en werkzaamheden, die aan ons uitbesteed worden, met zorg uitvoeren zonder dat we in hetzelfde gebouw gestationeerd zijn als de onderneming voor wie wij werken.
Wat heeft Finadi als backoffice op afstand te bieden? Finadi is een backoffice op afstand. De naam zegt het al de werkzaamheden worden vanaf een afstand uitgevoerd. Zodra Finadi ingezet wordt als backoffice op afstand voeren wij de werkzaamheden en taken uit die de ondernemer uit handen heeft gegeven. De verwerking van die werkzaamheden gebeurt in naam van die onderneming. Wij als Finadi zijn dus aan het werk namens jouw bedrijf. Finadi is altijd actief aanwezig binnen het bedrijf, maar we voeren de werkzaamheden uit vanaf de zijlijn van de onderneming.
Aangezien Finadi vanaf de zijlijn de werkzaamheden uitvoert, zijn wij erg flexibel. Wij kunnen ons volledig aanpassen aan de behoeften van iedere ondernemer. Als ondernemer ben je vrij om Finadi in te zetten waar en wanneer jij dat nodig acht. Onze gehele dienstverlening is personaliseerbaar. Niets ligt bij ons vast en op die manier kunnen we onze diensten op maat leveren. Zodra de ondernemer zijn behoeften kenbaar maakt, zoeken wij de juiste oplossing en vervolgens zetten we het in werking. Zo kun je als ondernemer zelf bepalen welke taken wij tot onze rekening nemen en voor welke periode.
Ondanks dat Finadi zich een backoffice op afstand noemt, hoeft dat niet te betekenen dat we niemand tot onze beschikking hebben om op locatie in te zetten. Integendeel, mocht een ondernemer behoefte hebben aan fysiek contact met een van onze specialisten dan zetten wij dat gelijk in werking. In dat geval zijn we in staat om iemand op dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse basis op de werkvloer van de ondernemer te plaatsen voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Wanneer je backofficewerkzaamheden uitbesteedt aan Finadi, betekent dit dat financiële en administratieve aspecten voor je uit handen worden genomen. Een greep uit de taken die wij onder andere op ons kunnen nemen:
Facturatie;
Digitaliseren documenten;
Personeelsadministratie;
Kosten boeken;
Online omgeving beheren;
(Maand)rapportages maken;
Rittenregistratie;
Urenverwerking;
Contractbeheer;
Informeren over CAO en pensioen;
Opzetten van administratieve en financiële processen.
Hoe behoud ik de controle over mijn backoffice? Wanneer je kiest voor Finadi om de backoffice van je onderneming op te vangen dan kies je voor een samenwerking waarbij wij de rol als businesspartner aan de zijlijn van de onderneming op ons nemen. Finadi is er niet op gericht om werkzaamheden over te nemen zonder dat de ondernemer er controle of zeggenschap over heeft. Wij hebben de taak om jou te ondersteunen en richten ons volledig op jouw behoeften. De controle op de backoffice behoud je als ondernemer door zelf aan te geven welke touwtjes je nog in handen wilt hebben en welke niet. Zo is er de mogelijkheid tot regelmatig terugkerende contactmomenten waarbij we elkaar kunnen inlichten over de stand van zaken en daarnaast kunnen we resultaten en KPI's naar wens tonen in een online omgeving. Als ondernemer geef je het werk uit handen, maar de controle behoud je.
Sommige ondernemers besteden hun backoffice liever niet uit, omdat het een groot onderdeel van de onderneming beslaat en ze bang zijn dat er daardoor een gat ontstaat tussen de backofficewerkzaamheden en de rest van de onderneming. Je hoeft je daarover bij ons geen zorgen te maken. Finadi streeft er namelijk naar om niet langer aanwezig te zijn dan nodig is binnen een onderneming. Door de ondernemer en/of werknemers cursussen te geven, ze te betrekken in het proces of door een geschikt persoon voor de vervulling van de werkzaamheden aan te nemen zorgen wij ervoor dat de taken die wij uitvoeren uiteindelijk vlekkeloos overgenomen kunnen worden door werknemers in de onderneming zelf. Op die manier kunnen we jouw onderneming vooruithelpen zonder dat de dienstverlening vanuit Finadi altijd nodig blijft. Uiteraard is er ook de mogelijkheid om de touwtjes voor langere tijd uit handen te geven aan Finadi.
Hoe ziet de samenwerking met Finadi er doorgaans uit? Dit is een vraag die betrekking heeft op alle diensten die Finadi aanbiedt. Het antwoord is simpel: iedere samenwerking die Finadi aangaat met een onderneming is uniek. Iedere ondernemer heeft namelijk andere behoeften of verwachtingen. Sommige ondernemers willen het liefste wekelijks contactmomenten inplannen of hebben wekelijks onze ondersteuning nodig. Bij anderen kan dit ook op maandelijks basis zijn. Hier passen wij ons volledig op aan. Daarnaast hebben wij de mogelijkheid om een vast gezicht op een vast moment in de week binnen de onderneming te plaatsen. Deze persoon kan op locatie de backofficewerkzaamheden uitvoeren en vervult daarmee de rol als partner om mee te sparren gedurende de dag. Uiteindelijk ligt de bal bij de ondernemer.
Voordat Finadi een samenwerking aangaat met een ondernemer doorlopen we wel een stappenplan om de samenwerking met ondernemers zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Aan de hand van het stappenplan kunnen wij als Finadi de ondernemer en zijn/haar bedrijf beter leren kennen en weten we uiteindelijk wat we van elkaar kunnen verwachten gedurende de periode waarin we businesspartners zijn.
De stappen die Finadi met ondernemers doorloopt, zijn als volgt:
Stap 1. Inventarisatie: binnen deze stap wordt er een analyse uitgevoerd door Finadi. Wanneer een ondernemer bijvoorbeeld aangeeft dat die ondersteuning kan gebruiken bij de administratieve verwerking gaan wij eerst analyseren wat voor bedrijf het is en waar wij mogelijk een rol kunnen spelen in het voorgelegde vraagstuk.
Stap 2. Onderzoek: nadat er een inventarisatie heeft plaatsgevonden, stellen we een rapport op waarmee we duidelijk in kaart brengen waar we jou van dienst kunnen zijn en hoe dit in de praktijk gebracht kan worden.
Stap 3. Uitwerking: in deze stap gaan we uitrollen wat er in het rapport naar voren is gekomen. Dit zal plaatsvinden nadat er duidelijk overleg is geweest met de betreffende ondernemer. Tijdens deze fase zal ook de samenwerking met elkaar afgestemd worden. Hoe vaak en hoelang onze steun nodig zal zijn is afhankelijk van de werkzaamheden die we verrichten.
Stap 4. Samenwerking: de laatste stap behelst het optimaliseren van de samenwerking. Dit gebeurt onder andere aan de hand van de frequente contactmomenten. Daarnaast zorgen wij ervoor dat we de behoeften van de ondernemer blijven naleven.
Neem gerust contact met ons op voor aanvullende informatie of vragen die onbeantwoord zijn gebleven na het lezen van de blogserie. Kijk voor meer informatie op de website van Finadi of maak een afspraak voor een (online) kennismaking!