De tijd van stapels papieren, rondslingerende notitieboeken en post-its is voorbij. Het organiseren van een project, het bijhouden van een agenda of de administratie kan allemaal veel makkelijker met alle beschikbare software, applicaties en tools binnen handbereik. Het enige probleem is dat er zoveel verschillende opties bestaan, waar moet je dan beginnen? Wij geven alvast een voorzetje met voorbeelden van diverse tools die jouw werkproces in een klap kunnen structureren.
Handige software en tools zijn voor velen niets nieuws. Wellicht maak je zelf al gebruik van diverse tools in het dagelijkse werkproces voor het registreren van uren of het creëren van facturen. Er zijn diverse vlakken in de onderneming waar software of apps jou van dienst kunnen zijn. In deze blog bespreken wij verschillende handige tools waar je op diverse vlakken in het werkproces iets aan hebt.
De tools die wij hieronder benoemen, verschillen van betaalde software of apps tot aan gratis websites of tools. Uiteraard bestaan er nog veel meer handige tools die je in de onderneming in kunt zetten. Wellicht zorgt deze blog voor nieuwe inspiratie. Kijk wat het beste bij jou en de onderneming past. Laat vooral via ons forum weten welke tools jij dagelijks gebruikt!
Veiligheid
Het inzetten van tools of software om de veiligheid binnen een onderneming te bewerkstelligen, is onmisbaar. Wanneer je wachtwoorden moet onthouden voor verschillende sites en accounts kan het handig en veilig zijn om een tool te hebben die je hierbij helpt.
Denk bijvoorbeeld aan Lastpass. Dit is een tool die al jouw wachtwoorden beheert. Jij hoeft enkel één wachtwoord te onthouden om Lastpass mee op te starten. De andere wachtwoorden die je via Lastpass hebt opgeslagen komen terecht in een kluis. Wanneer je vervolgens ergens wilt inloggen, hoef je enkel op de Lastpass knop in de werkbalk van je browser te klikken. Het is een handige en veilige manier om te verzekeren dat je, je nooit meer zorgen hoeft te maken over je wachtwoorden.
Een soortgelijke applicatie is Keeper. Deze tool is er ook op gericht om privé- of bedrijfsgegevens te beschermen. Er zijn verschillende mogelijkheden met deze tool. Zo wordt er in deze app ook gebruik gemaakt van een kluis waar wachtwoorden opgeslagen worden. Daar kunnen ook andere vertrouwelijke gegevens en bestanden in bewaard worden. Verder vormt Keeper willekeurige, sterke wachtwoorden voor alle websites en apps die door jou en je werknemers gebruikt worden.
Timemanagement
Wanneer je last hebt van concentratieproblemen of als je het idee hebt dat je jouw dagen efficiënter kunt invullen dan is het zeker waard om de volgende drie applicaties in overweging te nemen.
De eerste timemanagement tool is Moosti. Het is een app die jou helpt om de Pomodoro techniek aan te houden tijdens het werken. Dit is een alom bekende timemanagement techniek waarbij je na iedere 25 minuten dat je aan het werk bent vijf minuten pauze neemt. Eens in de zoveel tijd zit er ook een langere pauze tussen. Deze app zorgt ervoor dat je, je makkelijk aan die workflow kunt houden. Je hoeft niet meer zelf te timen via je horloge of een stopwatch op je telefoon. Zet simpelweg de app aan en binnen no-time ben je productiever bezig dan ooit.
Clockify is een andere handige tool waarmee je jouw tijd kunt managen. Met deze app kun je in kaart brengen waar je wellicht te veel tijd aan besteedt gedurende je werkdag. Zo is het de bedoeling dat je tijdens het vervullen van je taken gaat timen hoelang je ermee bezig bent. Vervolgens kun je daarmee een handig overzicht maken van jouw werkdag. Aan de hand daarvan kun je je eigen werkproces verbeteren. Ook kun je met deze tool collega’s en/of werknemers uitnodigen. Zo kunnen jullie samen bekijken op welke vlakken in het werkproces er mogelijke verbeterpunten zijn.
De derde applicatie die kan bijdragen aan het verbeteren van jouw timemanagement, is email client Spark. Een slimme tool die jou helpt om je mailbox op een gestructureerde en minder tijdrovende wijze te beheren. Zo leer je slim om te gaan met je inkomende mails. Hiermee voorkom je dat je hele dagen bezig bent met het doorlopen van alle mails in de inbox. Hoe werkt het? Via de applicatie kun je onder andere instellen welke mails prioriteit hebben. Hier wordt de inbox vervolgens ook op ingericht. Verder kun je e-mail templates aanmaken voor mails die je regelmatig de deur uit stuurt en de applicatie is ook gericht op de reductie van notificaties door enkel notificaties te geven van mails die afkomstig zijn van mensen die je kent.
Contact met werknemers, collega’s en klanten
Door de huidige coronapandemie vindt het meeste contact online plaats, zowel met werknemers, collega’s als klanten. Om dit contact goed te laten verlopen, zijn er verschillende tools waar je gebruik van kunt maken. Zorg er echter wel voor dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over welke tools er gebruikt worden om met elkaar te communiceren. Zo voorkom je dat je met verschillende klanten of werknemers communiceert aan de hand van diverse communicatiemiddelen. Om meetings op te zetten zijn er verschillende opties mogelijk. Denk aan Zoom, Teams, Google Hangout en Skype. Allemaal hebben ze eenzelfde soort opzet waarbij je met elkaar kunt videobellen. Om snel met elkaar in contact te komen kan e-mail of Zoom niet altijd een handig platform zijn. Er wordt daarom vaker gebruik gemaakt van bijvoorbeeld Slack. Dit is een tool waarin je verschillende chatgesprekken op individueel of groepsniveau kunt aanmaken. Tenslotte wordt er ook weleens gebruik gemaakt van Whatsapp Web. Dit is de reguliere Whatsapp zoals op je telefoon, maar die kun je nu gebruiken via je de laptop of desktop.
Samenwerking optimaliseren
Wanneer je met verschillende personen aan een project of taak bezig bent, kan het werkproces gestructureerd en versneld worden met het gebruik van een handige tool waarmee iedereen alles binnen handbereik heeft.
Todoist is onder andere zo’n handige tool waarmee je heel gemakkelijk To-do-taken kunt noteren, gedeelde taakoverzichten kunt maken en taken kunt delegeren aan medewerkers. Daarnaast kun je ook doelen stellen waar je met z’n allen naar toe kunt werken. Een handige tool met betrekking tot het samenwerken, maar ook heel handig in privésferen wanneer je behoefte hebt aan een to-do-lijst.
Zo zijn er nog meer van deze tools die het samenwerken vergemakkelijken. Je hebt bijvoorbeeld Basecamp, Asana en Jira. Dit zijn drie verschillende tools die allemaal gericht zijn op het structureren van teamprojecten. Het zijn tools waar alles samenkomt. Denk aan chatgesprekken, to-do-lijsten, bestanden, beschikbare middelen en kalenders. Zo kun je een overview krijgen van het gehele project waar je aan werkt. Met deze applicaties kun je gebruik maken vooropgezette werkprocessen of je kunt er je eigen workflow mee creëren. Je hoeft enkel alle teamgenoten toe te voegen en dan kun je georganiseerd aan de slag.
Verder is Google Drive ook een optie voor het optimaliseren van een samenwerking. Google Drive is een bekende tool voor het delen en bewerken van diverse bestanden. Zo kun je documenten, Excelsheets en PowerPointpresentaties met elkaar delen, maar je kunt ze ook met elkaar bewerken zolang iedereen toegevoegd is aan het bestand. Het is een ideale tool wanneer je samen aan een project werkt. Zo hoef je bijvoorbeeld niet telkens over en weer te mailen over een bewerkt bestand. Iedereen kan het inzien en bewerken.
Takenlijsten
Het noteren van takenlijsten en hersenspinsels op een sticky note of in een notitieboek is verleden tijd. Er zijn verschillende handige tools waar je dit vandaag de dag op een vaste online plek kunt bewaren.
Zo kun je bijvoorbeeld Todoist hiervoor gebruiken. Todoist is zojuist aangehaald als een handige applicatie voor het optimaliseren van een samenwerking, maar je kunt het ook gebruiken voor individuele takenlijsten. Andere vergelijkbare tools zijn Workflowy en Trello. Dit zijn twee tools waarmee je al je lijstjes op een plek kunt bundelen. Zo kun je to-do-lijstjes maken of je kunt het gebruiken als online notitieblok wanneer je even iets te binnen schiet. Dit zijn ideale tools voor to-do-lijstjes, want je kunt hiermee in een keer zien wat er nog gedaan moet worden, wat er nu loopt en wat er al gedaan is.
Braintoss is een app die minder gericht is op het maken van takenlijsten, maar zich focust op momenten waarop je ineens een geniale ingeving hebt. Soms sta je weleens in de supermarkt of wacht je op de bus en heb je ineens een geweldig idee, maar hoe ga je dat onthouden? Met deze app kun je eenvoudig korte notities schrijven, spraakmemo’s opnemen of foto’s maken van bonnetjes, business cards of briljante ideeën uitgewerkt op een servet. Zo raak je deze hersenspinsels niet meer kwijt.
Administratie
Het bijhouden van de administratie is doorgaans een tijdrovende klus. Met onderstaande applicaties kun je het jezelf en je werknemers een stuk gemakkelijker maken.
Dit kan aan de hand van de applicaties Timechimp en Gekko. Dit zijn handige tools waarmee je op een efficiënte wijze de administratie bij kunt houden. Denk aan het registreren van je uitgaven, ritten en gewerkte uren. Deze apps zorgen ervoor dat je het allemaal op een vaste plek terug kunt vinden. Ze vormen vervolgens ook een handig systeem voor het factureren van die geregistreerde ritten en uitgaven. Verder heb je met Gekko onder andere de mogelijkheid om bonnetjes gelijk in te scannen zodat ze niet verfrommeld in je broekzak blijven zitten. Een andere tool die hierop aansluit is Moneybird. Dit is een ideaal boekhoudingsprogramma voor ondernemers. Zo kun je met deze tool in enkele stappen offertes maken, factureren en alle inkomende documenten gelijk opslaan. Je hebt hiermee alle geldstromen op een rijtje. Deze drie applicaties zetten je dus aan om je administratie keurig en regelmatig bij te houden.
Planning en afspraken
Een agenda is onmisbaar, maar kan soms veel tijd in beslag nemen of aanvoelen als een puzzel. Met onderstaande tools is dat verleden tijd.
Google agenda is een alom bekende agenda applicatie die op alle soorten devices gebruikt kan worden. Het is een makkelijk te gebruiken online agenda waarbij alle afspraken en planningen online opgeslagen worden zodat je ze nooit kwijt zult raken. Zelfs niet wanneer je telefoon of laptop gestolen wordt. Het is daarnaast een grotendeels geautomatiseerde agenda. Zodra je een e-mail over een afspraak ontvangt, wordt dit ook automatisch toegevoegd aan je agenda en overzicht.
Calendly is een tool waarbij je nog amper naar je agenda hoeft te kijken. Hierbij is gepuzzel en over en weer mailen niet meer nodig wanneer je een afspraak wilt maken met een klant. Met deze tool kunnen mensen namelijk zelf een meeting met jou inplannen. Hoe het werkt? Je geeft aan op welke momenten je beschikbaar bent vervolgens kun je de Calendly link versturen via mail naar klanten of werknemers of je kunt het op je website plaatsen. De personen die de link aanklikken kunnen vervolgens zelf een moment inplannen. Ondanks dat andere mensen de meeting inplannen houd je zelf nog controle door aan te geven hoeveel tijd er tussen meetings moet zitten en of last-minute meetings mogelijk zijn. Calendly kun je daarnaast ook voor andere taken inzetten. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van social media posts.
Concentratie en pauze
Om jezelf zo goed mogelijk geconcentreerd te houden, kun je gebruik maken van een applicatie genaamd Noisli. Met deze tool kun je verschillende geluiden die jij als relaxed ervaart mixen en matchen zodat je uiteindelijk een ideaal achtergrondgeluid voor jezelf kunt creëren. Je hoeft echter niet gelijk eigen playlists of geluiden te maken of mixen. Je kunt ook gebruik maken van bestaande playlists. Deze tool biedt daarnaast een timer zodat je in sessies kunt werken. Zo voorkom je dat je overwerkt raakt door regelmatig pauzes te nemen. Natuurlijk hoef je niet per se gebruik te maken van een speciale tool die je kan helpen met een betere concentratie. Zo kun je bijvoorbeeld ook een rustgevende playlist op Spotify gebruiken om je beter te concentreren tijdens je werk.
Wanneer je iemand bent die weleens vergeet te pauzeren dan is de tool Break timer iets voor jou. Het is een app die je herinnert om eens in de zoveel tijd een korte pauze te nemen en weg te gaan van je scherm. De hele dag achter de laptop zitten kan erg vermoeiend zijn en heeft een negatieve invloed op je productiviteit. Deze app moet daar verandering in brengen. Zo kun je in de app in kaart brengen hoelang je werkt, hoeveel pauzes je nodig hebt en hoelang die moeten zijn. Door in de app aan te geven welke dagen en uren je werkt krijg je alleen binnen die perioden notificaties wanneer het tijd is om een pauze te nemen.