Wanneer je de achtarmige werknemer op de werkvloer bent die alles tegelijkertijd voor elkaar lijkt te krijgen, word je doorgaans geprezen voor je multitasking skills. Even een mailtje afwerken en ondertussen aan de telefoon een afspraak maken voor een nieuwe meeting is voor jou misschien geen probleem, maar klinkt voor velen iets wat te mooi is om waar te zijn. Misschien is dat ook wel zo, want bestaat er ook echt zoiets als multitasken of doen we eigenlijk meer aan switchtasken?
Multitasken wordt in de huidige maatschappij gezien als een waardevolle vaardigheid. Tijd kost geld en door middel van multitasken zou je de tijd die je besteedt aanzienlijk kunnen verminderen. Althans, dat is de gedachte die achter multitasken zit. Wellicht heb je zelf al eens meegemaakt dat je zo’n druk schema had dat je alle taken tegelijk of door elkaar heen moest uitvoeren. Iedereen heeft zich dus weleens aan multitasking gewaagd, toch?
Fout. Multitasken kan eigenlijk helemaal niet. Wanneer we denken aan multitasken dan denken we algauw aan iemand die zonder problemen twee of zelfs drie taken tegelijk kan uitvoeren. Simpel gezegd is dat ook de essentie van multitasken, maar het houdt officieel ook in dat je je volledig focust op de twee of drie taken waar je mee bezig bent. In de praktijk gaat dit helemaal niet. Je kunt niet twee documenten tegelijk lezen of een document opstellen en tegelijkertijd een mailtje schrijven. Je kunt wel een kop koffiedrinken en tegelijkertijd naar een meeting luisteren, maar zelfs dan ben je enkel actief gefocust op de meeting en niet op het drinken van je kopje koffie.
Toch voelt het soms alsof we wel in staat zijn om te multitasken. Heel lang werd de mogelijkheid tot multitasken aan het vrouwelijke geslacht gekoppeld, maar nu blijkt dat multitasking eigenlijk helemaal niet mogelijk is ongeacht welk geslacht je hebt. Je hebt je vast weleens trots gevoeld omdat je twee taken “tegelijk” kon uitvoeren. Als dat geen multitasking is, wat is het dan wel?
Multitasken? Nee, switchtasken!
Als we niet kunnen spreken over multitasking, wat doen we dan wel wanneer we denken dat we eigenlijk aan het multitasken zijn? De juiste term hiervoor is switchtasken en het is precies wat de benaming zegt dat het is. Je switcht tussen de taken waardoor het lijkt alsof je ze tegelijkertijd aan het uitvoeren bent. Een voorbeeld hiervan is wanneer je aan de telefoon bent met een collega om een meeting in te plannen en ondertussen een mailtje aan het opstellen bent. Je zult beurtelings met de taken bezig zijn. Eerst luister je wellicht naar je collega en kijk je snel in je agenda. Vervolgens schrijf je een zinnetje in de mail en daarna focus je je wederom weer op je collega aan de telefoon.
Switchtasken klinkt efficiënt, aangezien je er naar jouw idee een hele hoop tijd mee bespaart. Toch blijkt dit niet het geval te zijn. Het kost je hersenen veel energie om telkens te schakelen tussen de verschillende bezigheden. Je bent daardoor uiteindelijk langer bezig met je taken dan wanneer je ze afzonderlijk van elkaar zou uitvoeren. Door het snelle schakelen kun je er zelfs een gehaast en gestrest gevoel aan overhouden. Geen gevoel dat je graag wilt ervaren wanneer je een drukke dag staat te wachten.
Wil je testen wat switchtasken precies met je productiviteit doet? Probeer dan eens de volgende test. Pak een vel papier en houd met een timer bij hoelang het duurt om allereerst het hele alfabet op te schrijven en vervolgens de cijfers 1 tot en met 26 te noteren. Schrijf op hoeveel tijd je hieraan besteed hebt. In de volgende ronde houd je met de timer bij hoelang het duurt wanneer je de letters en cijfers om en om opschrijft. Dit werkt als volgt: eerst schrijf je een A op dan een 1 vervolgens een B daarna een 2 enzovoort. Dit is een gesimplificeerde variant van switchtasken. Vergelijk de tijden die je hebt opgeschreven. Doorgaans duurt het langer om de tweede versie op papier te krijgen. Dat is precies wat switchtasken met je doet. Je moet langer nadenken aangezien je hersenen moeten switchen tussen de cijfers en het alfabet. Je zou tijdsgewijs dus beter af zijn door de cijfers en letters afzonderlijk van elkaar te noteren.
Wat is het alternatief?
Voor sommigen kan het zogenaamde switchtasken wellicht werken, maar voor de meesten is het een tijdrovende werkmethode. Alles wat je dacht te weten over multitasken is zojuist in de prullenbak beland. Multitasken blijkt niet te kunnen en zelfs switchtasken werkt niet optimaal voor de productiviteit. Wat heb je dan nog voor alternatieven om je productiviteit op te krikken?
Heel simpel, singletasken is uiteindelijk de oplossing. Tijd om terug te keren naar de basis en multitasken/ switchtasken achter je te laten. De beste manier om productief aan het werk te gaan blijkt toch het uitvoeren van iedere taak op zichzelf. Probeer zoveel mogelijk te voorkomen dat taken elkaar overlappen. In het begin voelt het misschien onwennig en nutteloos om enkel met één taak aan de gang te gaan, maar op lange termijn zal het je heel wat tijd schelen.
Als je veel te doen hebt, is het aan te raden om niet in het wilde weg je taken één voor één uit te voeren. Zonder een goede planning of andere vorm van timemanagement werkt het singletasken natuurlijk niet. Probeer bijvoorbeeld een takenlijst voor jezelf te maken met een inschatting van de tijd die je ervoor nodig hebt. Zo kun je je dag optimaal inplannen. Dit geeft rust en maakt je uiteindelijk een stuk productiever. Onthoud: singletasken is het nieuwe multitasken!