Je herkent het vast wel, van die drukke en chaotische dagen waarop iedereen aan het rennen en vliegen is om alles binnen de onderneming op rolletjes te laten lopen. Voor sommigen is dit een uitzonderlijk beeld dat zich enkel voordoet wanneer alles toevallig samenkomt in een drukke periode. Voor anderen is het wellicht iets wat zich bijna dagelijks afspeelt tijdens hun werkdag. Omgaan met stress en een hoge werkdruk is een uitdaging. In deze blog delen wij daarom een aantal tips die dienen als houvast en een steuntje in de rug tijdens die drukke en stressvolle perioden.
Wat kun je het beste doen om drukte en stress de baas te zijn? Dat is een vraag die veel ondernemers bezighoudt. Het simpele antwoord zou zijn: voorkom drukke perioden. Zo heb je ook geen last van stress. Was het maar zo makkelijk. Soms is het deels op te lossen door goed te plannen, maar zelfs dan zullen er weleens dagen of weken zijn waarin je overspoeld wordt door het werk. Er is in feite geen ontkomen aan. Wat kun je dan wel doen? Leren omgaan met stress en een hoge werkdruk!
Wanneer er precies sprake is van stress is erg subjectief. Wat door de een gezien wordt als een drukke en stressvolle dag kan door de ander ervaren worden als een lekkere productieve dag. Desondanks blijft het voor iedereen die weleens last heeft van stress een akelig gevoel dat je productiviteit alleen maar in de weg zit. Deze blog is daarom gevuld met een aantal tips waarmee je jezelf een handje op weg kunt helpen richting een stressvrije werksfeer.
Wees stress en drukte de baas met deze zes tips
1) Plannen, plannen en nog eens plannen
Je hebt het waarschijnlijk al vaker gehoord: plannen is key! Wanneer je jezelf aanleert om een goede en efficiënte planning te maken, ben je al een heel eind op weg richting een stressvrije werkomgeving. Wanneer alles op een efficiënte, en tevens ook haalbare wijze, is ingepland weet je precies wat je staat te wachten. Goed plannen houdt echter niet in dat je alles strak inplant. Zorg ook voor wat speling in je planning zodat je kan schuiven wanneer er toch nog een aantal afspraken of taken tussendoor fietsen.
Door gebruik te maken van een goede planning voorkom je vaak al heel wat stress. Zelfs wanneer je midden in een drukke periode zit kan het helpen om alles voor jezelf op een rijtje te zetten aan de hand van een planning.
Een planning is dus ontzettend handig, maar het werkt alleen als je die ook daadwerkelijk volgt. Zadel jezelf niet op met ontzettend veel werk door telkens alles voor je uit te schuiven. Als je een meester bent in uitstellen is het in eerste instantie lastig om dat niet meer te doen. Probeer jezelf aan te leren om lastige of vervelende taken desnoods op te breken en deze op verschillende momenten te tackelen. Zo voorkom je dat je aan het einde van de rit met een berg werk zit waar je jezelf ondanks de planning toch weer een hoop stress en ellende mee bezorgt.
2) Eat that frog!
De timemanagement techniek ‘eat that frog’ is de perfecte manier om te voorkomen dat je taken voor je uit gaat schuiven. Zelfs wanneer je niet in een stressvolle periode zit kan deze techniek je helpen om een productieve werkdag te bewerkstelligen. Eat that frog klinkt erg abstract, maar het houdt simpelweg in dat je aan het begin van de dag gelijk de grootste, moeilijkste of meest tijdrovende klus gaat uitvoeren. Zo voorkom je dat je de hele dag tegen die klus op kijkt. Zodra je de vervelendste klus uit de weg hebt geruimd zul je een stuk productiever en gemotiveerder zijn. Je kunt tegen jezelf zeggen: die klus is geklaard nu is de rest een eitje! (Als het goed is)
3) Probeer zoveel mogelijk te communiceren
Wanneer je voorbij het punt bent waarop je jouw taken en werkzaamheden efficiënt kunt inplannen, zit er niets anders op dan te dealen met de drukke en stressvolle periode waarin je terecht bent gekomen. Het belangrijkste op dit punt is: communicatie. Natuurlijk is het afronden van je werkzaamheden prioriteit, maar vergeet niet dat communicatie ook een belangrijke rol speelt in dit proces.
Als je even te veel hooi op je vork hebt genomen of als je het gevoel hebt dat je bepaalde gemaakte afspraken niet kunt nakomen, is het zaak om dat met de mensen om je heen te communiceren. Zij rekenen wellicht op jou en als je duidelijk aangeeft dat iets niet geheel volgens afspraak verloopt, is er vaak ook niet veel aan de hand. Daarnaast is het voor jezelf ook een enorme opluchting als je weet dat je deadline bijvoorbeeld iets verschoven kan worden.
Eerlijkheid is hierin een belangrijke factor. In het begin zal je, je wellicht een beetje bezwaard voelen omdat je jouw collega’s of de opdrachtgever moet laten weten dat iets toch niet gaat lukken. Maar uiteindelijk is dat altijd beter dan wanneer je helemaal niet communiceert. Hoe vervelend het ook is er valt altijd wel een oplossing voor te vinden. Denk in oplossingen en niet in problemen. Probeer echter te voorkomen dat je te veel loze beloftes doet. Houd de deadlines die je stelt en de afspraken die je maakt realistisch voor jezelf.
4) Geef werk uit handen
Soms is het goed om dingen uit handen te geven wanneer je merkt dat iets niet meer in jouw planning past. Het voelt wellicht onwennig, vooral wanneer het in jouw ogen een belangrijke taak is die je liever zelf in handen zou houden. Zie het echter als een groeiproces voor het hele bedrijf. Door werk uit handen te geven, krijgt iemand anders de kans om verder te groeien of om weer iets nieuws te leren. Daarnaast heb jij meer tijd om jouw aandacht in andere belangrijke taken of werkzaamheden te steken.
5) Zorg voor een goede balans
Een van de belangrijkste tips voor het behouden van een stressvrije werkomgeving is, zorgen voor een goede balans. Het maakt niet uit of het gaat om een goede balans in het slaap- of eetritme of het werk- en privéleven. Door rust, regelmaat en balans zorg je voor een krachtige tegenhanger voor de drukte op je werk. Zorg er buiten je werktijden voor dat je kunt ontspannen. Dit kan door middel van het uitvoeren van je hobby’s of door een gezellige avond te plannen met je vrienden of partner. Het belangrijkste is dat je tot rust kunt komen buiten je werktijd. Het maakt niet uit of je een drukke periode hebt of niet. Dit is altijd van belang.
6) Vallen en opstaan
Omgaan met stress en drukke perioden is iets waar je veel van leert. Maak je daarom niet onnodig druk. Vreet jezelf niet op door telkens na te denken over hoe druk je het hebt of hoe stom je bent geweest om een fout in de planning te maken. Die gedachten gaan je allemaal niet op weg helpen. Zet gewoon je schouders eronder, ga aan het werk, doe wat je kan en als het niet lukt, communiceer dan met de mensen om je heen. Houd het stressgevoel zoveel mogelijk buiten de deur en dan kom je al een heel eind!