Wanneer je denkt aan een goede workflow dan zie je algauw hardwerkende werknemers voor je die zichzelf blindstaren op hun computerscherm. De realiteit is echter anders. Een goede workflow heeft niet alleen te maken met goede concentratie, maar het hangt ook samen met de gehele bedrijfscultuur. De dynamiek en sfeer op de (virtuele) werkvloer en tussen collega’s spelen daarin een grote rol. Wij brengen voor je in kaart hoe je het beste een goede (online) workflow kunt creëren en behouden.
Nu we te maken hebben met een pandemie en de meeste mensen hun werk vanuit huis uitvoeren, is er een gebrek aan het sociale aspect binnen de bedrijfsvoering. Hoe houd je iedereen dan in de juiste workflow? Dat is de vraag waar wij in deze blog op gaan focussen.
Waar bestaat een goede workflow uit?
Een goede workflow binnen een bedrijf kan bijdragen aan een fijne werksfeer waarbij het op sociaal vlak en op het vlak van de werkzaamheden op rolletjes loopt. Een goed werkende workflow kan voor ieder persoon en voor ieder bedrijf een andere invulling krijgen. De een heeft meer behoefte aan goed teamwork en de ander is meer gericht op een strak en duidelijk stappenplan waarmee de werkzaamheden vlekkeloos verlopen. Het is maar net waar jij of je werknemers behoefte aan hebben om de onderneming draaiende te houden.
Een goede workflow hangt over het algemeen samen met een aantal aspecten. Denk hierbij aan motivatie, collegialiteit en focus. Om de kern van een goede workflow in kaart te brengen, nemen wij het woord ‘workflow’ als startpunt. Wat is er nou makkelijker dan met het woord zelf onthouden hoe een goede workflow in elkaar zit? W = Waardering voor elkaar
O = Oase van rust
R = Realiseerbaar?
K = Korte meetings
F = Flexibiliteit
L = Leren productief te werken
O = Ochtendritueel
W = Webcam aan en gaan
Waardering voor elkaar Wellicht is het eerste woord met de W waar je aan denkt niet meteen ‘waardering’. Hoogstwaarschijnlijk heb je eerder het woord ‘weekend’ door je hoofd laten schieten. Weekend is zeker belangrijk, want rust is hard nodig, maar in dit geval doelen we op waardering. Niet zomaar waardering, maar waardering voor elkaar. Dit is erg belangrijk voor een goede workflow in teamverband. Het is fijn als je eens in de zoveel tijd waardering krijgt voor het werk of de taken die je verricht hebt. Een virtueel klopje op de schouder is altijd welkom en geeft je motivatie een boost. Geef jouw collega’s dus af en toe eens een welverdiend compliment of laat je blijk van waardering merken aan de hand van iets anders. Waardering is belangrijk voor de dynamiek op de (virtuele) werkvloer. Het zorgt ervoor dat mensen beter met elkaar samen kunnen werken. Je kunt namelijk rekenen op elkaar en het geven van feedback is daarbij een belangrijk aspect. Enerzijds om aan te geven hoe iemand iets kan verbeteren en anderzijds om duidelijk te maken hoe goed iemand bezig is.
Oase van rust Soms kan het niet anders, maar een constant drukke en chaotische werkomgeving helpt niet bij het creëren of behouden van een goede werkflow. Er zijn twee niveaus waarop er sprake kan zijn van een drukke werkomgeving. Allereerst heb je de fysieke omgeving waarin je aan het werk bent. Wanneer je op kantoor of thuis aan het werk bent, is het van belang om weinig prikkels in de buurt te hebben die je kunnen afleiden. Denk bijvoorbeeld aan je telefoon of heel veel troep op tafel en als je thuis bent, kunnen ook de kinderen of andere huisgenoten je afleiden. Zorg voor een rustige werkplek waar je jezelf goed kunt concentreren.
Het tweede niveau waarop je een rustige workflow kunt creëren, is op het niveau van het werk zelf. Zorg er bijvoorbeeld voor dat bepaalde taken of stappen in klussen elkaar niet overlappen. Daarnaast is het zaak om de taken op de werkvloer onderling goed te verdelen. Zo voorkom je dat mensen wellicht bergen werk op elkaar gaan afschuiven, dit wil je uiteraard voorkomen. Ondersteun elkaar en ga stap voor stap aan het werk. Hiermee vermijd je chaos en stress en kom je in een oase van rust terecht.
Realiseerbaar? Achter dit woord staat een vraagteken, omdat het iets is wat je jezelf zou kunnen afvragen gedurende het werkproces. Probeer doelen in het bedrijf te stellen die realistisch zijn. Hiermee creëer je een workflow waarmee je op een gerichte wijze naar het doel toe kunt werken. Vraag jezelf ook af of iets realiseerbaar is wanneer je in teamverband werkt. Wanneer je met collega’s of werknemers werkt aan een klus of opdracht is onderlinge communicatie belangrijk voor een goede samenwerking. Maak bijvoorbeeld onderling duidelijke afspraken. Vraag jezelf iedere keer af of de afspraken en doelen die jullie samen maken realistisch en haalbaar zijn in de periode die jullie ervoor stellen. Dit zorgt ervoor dat de motivatie hoog blijft, want iedereen weet waar ze naartoe werken en niemand heeft het idee dat het wellicht niet haalbaar kan zijn, aangezien jullie het er samen over hebben gehad. Wanneer je wel het gevoel hebt dat iets onrealistisch is of wanneer je niet precies weet waar je naartoe aan het werken bent, dan is dat vaak een grote domper op je motivatie.
Korte meetings Wanneer je veel of volledig thuiswerkt is het fijn en belangrijk om regelmatig met collega’s samen te komen via bijvoorbeeld Zoom of Teams om het een en ander door te spreken. Dit kan privé of werk gerelateerde inhoud betreffen. Aangezien je elkaar zo weinig ziet door het thuiswerken kan het aanlokkelijk zijn om er al snel een langere meeting van te maken. Dit kan af en toe fijn zijn, maar om een meeting productief te laten zijn, is het beter om de meeting geen uren te laten duren. Niemand kan superlang bij de les blijven en als je goed met elkaar wilt bijpraten kun je beter een apart moment inplannen voor een virtuele borrel bijvoorbeeld. Zo weet iedereen ook wat er wordt verwacht van de meeting en dwaal je niet af van het gehele verhaal. Maak daarom ook gebruik van een lijstje met punten dat je afwerkt.
Flexibiliteit Een goede workflow wordt vaak gelinkt aan een strakke planning of stappenplan die werknemers en/of collega’s nauw kunnen volgen. Je zou misschien denken dat het zorgt voor een perfecte workflow, want alle taken worden toch goed uitgevoerd? Dat is echter niet altijd de beste manier om een goede workflow te vormen. Richtlijnen of uitgestippelde paden in een werkomgeving zijn een fijne houvast voor werknemers. Wanneer het echter aankomt op het geven van invulling aan de vervulling van taken of opdrachten dan is het voor werknemers soms fijner om naast de vastgestelde richtlijnen en stappen een eigen workflow te vormen. Stel een duidelijke deadline voor de taak, maar geef werknemers de vrijheid om eigen dingen te proberen die leiden tot dezelfde uitkomst. Laat ze gedeeltelijk freestylen om tot eigen inzichten komen. Misschien zijn het uiteindelijk wel bruikbare inzichten die voor jou en andere collega’s van belang kunnen zijn om gezamenlijk op een efficiëntere manier tot het gewenste resultaat te komen. Creativiteit de ruimte geven binnen een bedrijf kan tot interessante ingevingen leiden. Let wel op dat altijd het einddoel in acht genomen wordt en dat mensen niet eindeloos improductief creatief gaan nadenken over andere werkprocessen.
Leren productief te werken Soms zijn er collega’s en/of werknemers die het heel erg lastig vinden om samen te werken of zelf productief aan de slag te gaan, dan zijn er verschillende opties. Zo kun je bijvoorbeeld een online teambonding moment inplannen zodat iedereen elkaar of ieders kwaliteiten in het werkveld beter leert kennen. Aangezien veel mensen thuiswerken is het daarnaast mogelijk dat veel mensen last hebben van slechte productiviteit in de eigen werkkamer. Wellicht kun je ervoor kiezen om het hier samen over te hebben en tips en tricks met elkaar uit te wisselen. Ook dit werkt als een vorm van teambonding.
Ochtendritueel Een goede workflow kun je ook bewerkstelligen aan de hand van het instellen van een ochtendritueel. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je ’s ochtends voor alle werkzaamheden van start gaan een online stand-up met collega’s en/of werknemers organiseert. Zo beginnen jullie gezellig samen de dag en is het voor iedereen duidelijk wie welke taken op zich neemt, wat mogelijke doelen zijn om gedurende de dag naartoe te werken en wat bepaalde aandachtspunten zijn. Iedereen heeft ’s ochtends gelijk op een rijtje wat er speelt en vervolgens kan iedereen fris en fruitig aan de slag. Hiermee voorkom je onduidelijkheid aan het begin van de werkdag. Samen kun je zorgen voor een goede en gemotiveerde start van de dag!
Webcam aan en gaan Het organiseren van meetings is belangrijk in deze periode waarin veel werkzaamheden vanuit huis gebeuren. Het gebruik van de webcam kan bijdragen aan een betere workflow. Het kan namelijk enorm fijn zijn om je collega’s en/of werknemers te zien. Je hebt namelijk niet meer het idee alsof je in het luchtledige aan het praten bent. Je kunt elkaar gewoon in de ogen kijken, daardoor heb je sneller het gevoel alsof je echt met je collega’s in gesprek bent. Wanneer je de webcam aan hebt tijdens meetings krijg je ook sneller de neiging om niet met ongekamde haren of in je badjas achter de laptop te zitten. Het zorgt dus ook voor een beter werkritme waar je de scheiding tussen privé en werk mee behoudt. Dus heb je een meeting? Webcam aan en gaan!