Betrap jij jezelf er ook weleens op dat je onnodig lang uit het raam kijkt of schuif je telkens alle vervelende klussen naar het einde van de dag? Je bent niet de enige. Soms heb je van die dagen waarop je geen concentratie kunt opbrengen en waarop je motivatie ver te zoeken is. Dat is natuurlijk heel vervelend, want het werk blijft zich opstapelen. Hoe kun je er dan toch een productieve dag van maken? Wij delen in deze blog onze tips!
Een productieve werkdag is idealiter gezien een dag waarop je gemotiveerd bent, volop concentratie hebt en waarop je aan het einde van de dag jezelf een schouderklopje kunt geven omdat alles is afgerond. In de praktijk gaat het er bij veel mensen toch net iets anders aan toe. Vooral als je nog steeds alle dagen van de week thuis moet werken, is het een hele opgave om iedere dag nieuwe motivatie en concentratie op te brengen. Niet alleen thuiswerkenden kampen met het probleem. Ook op kantoor kun je natuurlijk last hebben van weinig motivatie of een slechte concentratie. In deze blog zetten wij voor je op een rijtje wat je kunt doen om jouw werkdagen een stuk productiever door te komen.
Tips voor een productieve dag
Slik de kikker Slik de kikker is een timemanagement techniek die altijd handig is om in het achterhoofd te houden. Wat houdt dit precies in? Bedenk aan het begin van iedere dag welke taak jou moeite kost of waar je het meeste tegenop kijkt. Wellicht heb je totaal geen zin om de administratieve taken af te werken of heb je een andere vervelende klus die je al een tijdje voor je uit schuift. Zodra je iets in gedachten hebt, is de techniek simpel: begin gelijk met het uitvoeren van die taak. Op die manier ben je er gelijk vanaf en hoef je het niet voor de rest van de dag voor je uit te schuiven. Je weet waarschijnlijk van jezelf al dat je er al helemaal geen zin meer in hebt aan het einde van de dag, dus je kunt er beter gelijk aan beginnen. Slik de kikker houdt dus in dat je jezelf moet aanleren om geen nutteloze dingen te doen in de ochtend. Ga gelijk aan de slag met de moeilijke en tijdrovende dingen, want in de ochtend ben je nog energiek en enthousiast.
Werk op verschillende plekken Wanneer je thuis of op kantoor aan het werk bent, maak je veelal gebruik van dezelfde werkplek. Daar is in beginsel helemaal niets mis mee. Vooral als je een rustige en opgeruimde werkplek tot je beschikking hebt. Soms kan het echter goed zijn voor je concentratie en motivatie om gedurende de dag even ergens anders te werken. Het zorgt voor wat afwisseling. De verplaatsing naar een andere plek voelt als een frisse start. Door dagelijks een paar uurtjes van werkplek te wisselen wordt de dag niet saai en krijg je telkens nieuwe motivatie.
Maak je hoofd leeg tijdens rustmomenten Om gedurende je werktijd productief te zijn, is het ontzettend belangrijk om tijdens je vrije tijd genoeg rustmomenten te pakken. Het kan eens in de zoveel tijd weleens voorkomen dat je tot in de late uurtjes nog moet overwerken of nog snel iets moet regelen. Maak er echter geen gewoonte van. Je hersenen hebben namelijk rust nodig. Natuurlijk hoef je niet per se de hele avond niets uit te voeren als je daar geen behoefte aan hebt. Je kunt bijvoorbeeld ook een uurtje sporten, koken, een boek lezen of een film kijken. Zolang je maar een pauze neemt van je werk maakt het niet uit wat je doet.
Creëer doelen voor op de korte termijn Waarschijnlijk heb je al weleens gehoord van de term SMART doelen. Dit is een techniek waarbij je kleine doelen voor jezelf stelt die jou uiteindelijk helpen om je hoofddoel te bereiken. Om je productiviteit te verhogen kan het helpen om deze doelen nog kleiner te maken. Stel voor jezelf bijvoorbeeld dagelijkse doelen. Schrijf iedere avond op wat je de volgende dag wilt bereiken. Het kan in feite van alles zijn. Zie het als een soort verkapte to-do-lijst. Zolang jij er je motivatie uit kunt halen maakt het in feite ook niet uit of je het ziet als een to-do-lijst of een lijst met doelen die je wilt bereiken.
Houd social media platformen buiten bereik Social media zoals Facebook, Instagram en LinkedIn zijn grote stoorzenders als het gaat om productiviteit. Doordat de platformen op verschillende apparaten te raadplegen zijn, raak je al snel geneigd om er gebruik van te maken. We kennen hoogstwaarschijnlijk allemaal de gedachte die door je heen gaat wanneer je een van de apps opent: even snel mijn tijdlijn checken. Voordat je het weet ben je alweer een halfuur verder voordat je je weer op het werk stort. Als je gevoelig bent voor die prikkels is het verstandig om allereerst de notificaties van de social media apps uit te zetten. Daarnaast is het ook mogelijk om een limiet in te stellen voor apps. Zo kun je bijvoorbeeld aangeven dat je de app van Facebook maar een halfuur per dag mag gebruiken. Dit kan uiteraard ook met andere apps.
Sta eerder op Dit is een tip die vooral werkt voor de ochtendmensen onder ons. Sta lekker wat eerder op. Zo kun je rustig aan je dag beginnen en wellicht al het een en ander voor elkaar krijgen wanneer de rest nog op één oor ligt. Ga even je administratie bijwerken, bekijk je mail of neem even de tijd om rustig te ontbijten en wat huishoudelijke taken uit te voeren. Zodra je de dag gelijk productief begint zal dat zich ook doorzetten in de rest van de dag en je motivatie een boost geven. Wanneer je ervoor kiest om eerder op te staan lever je ’s avonds echter wel wat tijd in, want je zult toch wat eerder naar bed moeten als je de volgende dag productief wilt zijn.
Maak afspraken met je omgeving Soms ligt het gebrek aan concentratie ook deels aan de omgeving waarin jij je bevindt. Heb je wellicht leuke en gezellige collega’s die je onbedoeld van het werk houden door met je te kletsen? Of heb je een drukke thuisomgeving waardoor je niet goed kunt doorwerken? Probeer afspraken met de mensen om je heen te maken en geef het aan als je bijvoorbeeld even geen tijd hebt om een praatje te maken hoe graag je dat ook zou willen. Je kunt er ook voor kiezen om op drukke momenten ergens anders te gaan zitten of je kunt gebruik maken van je agenda. Door momenten in je agenda te reserveren waarop je geconcentreerd aan het werk bent, weet iedereen die in jouw agenda kijkt dat ze jou niet kunnen storen. Als je een drukke thuissituatie hebt met bijvoorbeeld jonge kinderen is het zaak om afspraken te maken met je partner over wie er wanneer op de kinderen let en wanneer je volledig met je werk bezig kunt zijn.
Beloon jezelf Bedenk beloningen voor jezelf wanneer je echt geen motivatie meer hebt. Zeg tegen jezelf: 'als ik dit gedaan heb dan …'. Vervolgens kun je zelf invullen wat de beloning is. Zo kun je jezelf gedurende de dag belonen met een kopje thee of koffie of een welverdiende lange pauze na een uitgebreide taak. Zodra je ergens naar uit kunt kijken, zal je sneller gemotiveerd raken om aan het werk te gaan en de vervelende taken te tackelen.
Doorloop je to-do-lijst stap voor stap Staat je een drukke dag te wachten? Pak alles stap voor stap aan en voer niet alle taken kriskras door elkaar uit. Het is verleidelijk om van de ene taak naar de andere taak te springen wanneer je er totaal geen zin in hebt. Het is echter niet handig, want je maakt je werkdag op deze manier alleen maar chaotisch. Daarnaast heb je aan het einde van de dag het gevoel alsof je nog niets voor elkaar hebt gekregen, want alles is voor de helft uitgevoerd.
Wees consequent Het belangrijkste wat je in het achterhoofd moet houden, is dat je consequent moet zijn in het naleven van de routine die je jezelf aanleert om productief de dag door te komen. Door die routine aan te houden heb je hopelijk iedere dag een productieve werkdag.