Misschien is het iets waar je niet vaak aan denkt. Een taak die je alsmaar doorschuift. Desondanks is het toch een belangrijk en onmisbaar aspect voor een onderneming. We hebben het over het maken van een back-up. Voor privébestanden op eigen apparaten is dat al erg belangrijk, maar voor een onderneming is het eigenlijk nog veel meer van belang. Er komt ook heel wat bij kijken, want hoe kun je het beste een back-up maken? Hoe houd je die veilig? En waar moet je allemaal een back-up van maken?
Wanneer we spreken over het maken van een back-up dan hebben we het over het maken van een reservekopie op een andere plaats dan het origineel, met als doel dat je geen enkele data kwijtraakt mocht er iets met je data of apparaten gebeuren. Het is belangrijk om een reservekopie van al je data te hebben aangezien de kans altijd aanwezig is dat je harde schijf of computer crasht, dat je apparaat wordt gestolen of dat je wellicht per ongeluk de verkeerde dingen wist. Maar hoe maak je precies een goede back-up voor een onderneming?
Zo maak je een goede back-up
1. Maak regelmatig een back-up
Hoe vaak maak jij een back-up van je bestanden? Nooit? Dan zal de aanbevolen regelmaat waarop je een back-up zou moeten maken een schok zijn. Vaak wordt aangeraden om dagelijks een back-up te maken zodat je alle recente bestanden ook altijd achter de hand hebt op een veilige plek. Natuurlijk is het lastig om je hieraan te houden wanneer je het telkens handmatig zou moeten doen, maar je kunt hier ook een automatische back-up systeem voor inzetten.
Als het echt niet anders kan zou het back-uppen een onderdeel van je dagelijkse routine moeten worden. Plan iedere avond bijvoorbeeld een moment in om een gedeeltelijke back-up te regelen van de laatst toegevoegde bestanden. Een hele back-up uitvoeren iedere dag kost natuurlijk heel veel tijd. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor om iedere dag een gedeeltelijke back-up uit te voeren en eens in de week een volledige back-up op te slaan. Een volledige back-up duurt natuurlijk wat langer, maar geeft wel meer zekerheid.
2. Back-up op diverse locaties opslaan
Er zijn diverse manier waarop een reserviekopie bewaard kan worden. Je kunt kiezen voor harde schijven waar je handmatig een back-up van je bestanden op zet of je hebt de mogelijkheid om te kiezen voor een server of de cloud waar ook automatische back-ups gedaan kunnen worden. Voor veel kleine bedrijven is het voldoende om alle data enkel als digitale kopie te bewaren op bijvoorbeeld de cloud. Maar heb je weleens nagedacht over de andere mogelijkheden en de voordelen die fysieke locaties met zich meebrengen?
Het kan het zeker waard zijn om te overwegen om een back-up op een fysieke locatie op te slaan buiten je bedrijfspand. Dit voor het geval als er ingebroken zou worden of het pand zou afbranden. Dan heb je in ieder geval altijd een reserve bij de hand. Daarnaast kun je met een fysieke back-up ook alle data sneller terugzetten dan wanneer dat via een onlineversie teruggezet zou moeten worden.
Daarnaast zijn de automatische back-ups die je opslaat op verschillende servers of in de cloud ook niet altijd veilig wanneer je onderneming slachtoffer wordt van een hackaanval. Wanneer jouw diverse back-ups op dezelfde cloud staan of wanneer je diverse servers hebt die met elkaar verbonden zijn dan is het voor de hacker vaak een koud kunstje om vervolgens ook toegang te krijgen tot de tweede of derde back-up. Een back-up op een fysieke plaats bewaren kan zo zijn voordelen hebben. Natuurlijk kun je ook voorzorgsmaatregelen nemen door bijvoorbeeld de servers enkel met elkaar verbonden te laten zijn op het moment van de back-up.
3. Test de back-up
Dan heb je eenmaal een back-up gemaakt en wat dan? Wachten tot je het eindelijk kan gebruiken? Nee, het is van belang om de back-up ook regelmatig te testen. Je wil natuurlijk wel zeker weten dat al je bestanden correct zijn opgeslagen en in de toekomst wellicht ook geraadpleegd kunnen worden via de reservekopie. Daarnaast wil je natuurlijk ook nagaan, als je meerdere werknemers in dienst hebt, dat de juiste mensen de juiste bestanden kunnen zien. Het kost misschien even tijd, maar dan hoef je in ieder geval niet wakker te liggen van mogelijke problemen met de back-up. Je kunt het natuurlijk handmatig checken en dit is goed te doen wanneer je een kleine onderneming hebt, maar er bestaan ook diverse automatische tests die de conditie van jouw back-up systeem meten. Dat is toch een stuk handiger en sneller!
4. Bepaal de prioriteit van data
Het kan aanlokkelijk klinken om voor de zekerheid een back-up van al je data te maken. Dit kan echter ook averechts werken zodra je enorm veel bestanden hebt of wanneer je simpelweg een groter bedrijf bent. Sommige data zijn soms niet relevant genoeg, dubbel of verkeerd. Het is zonde om deze data op te nemen in een reservekopie, want het neemt alleen maar opslagcapaciteit in dat voor andere data gebruikt kan worden. Bedenk dus goed wat wel en niet relevant is om op te nemen in de back-up. Probeer daarom tevoren in kaart te brengen hoeveel opslagcapaciteit je hebt en hoelang je bepaalde reservekopieën gaat bewaren. Zo weet je precies hoeveel data je kwijt kunt. Back-ups kunnen natuurlijk ook niet eeuwig bewaard worden, aangezien het je onderneming enorm veel gaat kosten om telkens extra opslagruimte aan te kopen of te huren in de vorm van harde schijven, servers en een hoeveelheid GB of TB via de cloud. Maak verschillende versies zodat je op een gegeven moment bepaalde versies kan weggooien. Zo behoud je genoeg opslagcapaciteit!