Woorden als omzetbelasting, acquisitie, backoffice en timemanagement zijn je hoogstwaarschijnlijk weleens om de oren gevlogen. Het zijn woorden die we allemaal herkennen of weleens voorbij hebben zien komen, maar wat betekenen ze eigenlijk voor ondernemers? Het zijn veelgebruikte woorden, maar ze worden al snel ervaren als vakgericht waardoor het niet voor iedereen vanzelfsprekend is waar ze op slaan. Tijd voor wat opheldering! Wij hebben alles wat je moet weten van A tot Z voor je op een rijtje gezet.
Termen die voor de één vanzelfsprekend zijn, hoeven dat voor de ander niet te zijn. Zo kwamen wij als Finadi tot de conclusie om kritisch naar ons eigen taalgebruik te kijken. Want hoe kun je het beste aan iemand uitleggen dat er werk aan de winkel is rond de backoffice of structuur zonder dat die persoon weet wat we daarmee bedoelen? Daarom leggen we in deze blog de belangrijkste en meest voorkomende termen uit die in het ondernemerschap een rol spelen.
Activa Activa staat voor het geheel aan bezittingen van een onderneming. Het is een vrij breed begrip waar verschillende subtermen onder geschaard worden. Zo wordt er onder andere gesproken over vaste en vlottende activa. Onder vaste activa vallen bezittingen waarvan het vermogen voor langer dan een jaar is vastgelegd. Vaste activa bevat drie verschillende categorieën: materiële, immateriële en financiële vaste activa. Materiële vaste activa zijn bezittingen die je kunt aanraken. Denk hierbij aan auto’s, gebouwen, machines enzovoort. De immateriële vaste activa zijn daarentegen niet tastbaar. Denk hierbij aan voorbeelden als een patent of merknaam. De laatste categorie is de financiële vaste activa. Onder deze noemer vallen alle financiële bezittingen van een onderneming zoals aandelen. Naast vaste activa zijn er ook nog vlottende activa. Dit zijn bezittingen die in tegenstelling tot de vaste activa voor een korte tijd in het bezit zijn. Voorbeelden hiervan zijn grondstoffen, voorraden en openstaande facturen bij afnemers. Ook het geld op een bankrekening en het kasgeld hoort bij de vlottende activa.
Acquisitie Het actief benaderen en werven van potentiële klanten voor de onderneming wordt ook wel acquisitie genoemd. Hierbij zijn er twee soorten benaderingen van klanten te onderscheiden: koude en warme acquisitie. Koude acquisitie houdt simpelweg in dat je een potentiële klant belt, mailt of aanspreekt op een bijeenkomst zodat je kunt aangeven wat jij voor ze kunt betekenen. De mensen die hierbij benaderd worden, kennen jouw bedrijf op dat moment nog niet. Warme acquisitie werkt precies andersom. Eerst probeer je een band op te bouwen met de mensen voor wie je mogelijk iets kunt betekenen en vervolgens, wanneer er sprake is van vertrouwen en een goede klik, kun je een betaald aanbod doen.
Administratie Het is een breed begrip waar iedere ondernemer dagelijks mee te maken heeft. Alle gegevens omtrent de onderneming die vastgelegd worden op papier of in digitale vorm horen onder de noemer administratie. Denk hierbij aan facturen, rittenregistratie, gewerkte uren, contracten en financiële aantekeningen. Het bijhouden van de administratie is van belang aangezien het de basis vormt voor de aangiften die je doet.
Backoffice Een backoffice is het gedeelte van de onderneming dat zich bezighoudt met productontwikkeling, administratie, distributie en werkprocessen. De backoffice heeft geen contact met de klanten, maar voert de werkzaamheden uit die aan de ‘achterkant’ van het bedrijf plaatsvinden. De term backoffice is daarom ook afgeleid van de traditionele indeling van bedrijfsgebouwen waar klantcontact voorin het gebouw gebeurde en de afdelingen die de ondersteunende werkzaamheden uitvoerden aan de achterkant van het gebouw zaten. Vandaag de dag hoeft een backoffice niet meer per se in hetzelfde gebouw te zitten met de frontoffice. Ze kunnen in andere gebouwen ondergebracht zijn of uitbesteed worden.
Balans Wanneer je als onderneming een balans opmaakt, breng je in een overzicht in kaart wat de financiële situatie is van de onderneming. Op deze balans staan aan de linkerkant de bezittingen (activa) en aan de rechterkant hoe deze bezittingen gefinancierd zijn (passiva). Dit is een momentopname die vaak aan het einde van het jaar plaatsvindt, maar dat hoeft niet. Je kunt op ieder moment een balans opmaken. Dit geeft bijvoorbeeld inzicht in hoe financieel gezond de onderneming is en dat is een belangrijk rapport voor banken.
BTW/ OB (omzetbelasting) Als ondernemer betaal je btw, ook wel omzetbelasting genoemd, over je omzet. De Belastingdienst beschouwt je echter niet automatisch als ondernemer voor de btw. Het kan daardoor zijn dat je voor de btw een ondernemer bent, maar niet voor de inkomstenbelasting. Er zijn verschillende voorwaarden die de Belastingdienst hanteert rond de beoordeling van het ondernemerschap. Zo moet je onder andere regelmatig inkomsten hebben uit de onderneming. De btw die je ontvangt van je klanten, moet afgedragen worden aan de Belastingdienst. De btw die je zelf hebt betaald aan leveranciers mag daarvan afgetrokken worden.
Cloud De cloud is een populaire term waar je sinds een aantal jaren niet meer omheen kunt. De cloud is een online opslagplek waar mensen bestanden, foto’s en andere gegevens kunnen opslaan. De gegevens en bestanden worden daarbij opgeslagen in een datacenter. Wanneer je gebruik wilt maken van de clouddienst is het van belang om hier een account voor te hebben. Vaak bieden de clouddiensten gratis beperkte opslag aan. Wanneer je echter meer ruimte nodig hebt, is dat tegen betaling. De gegevens en bestanden zijn hierbij online opgeslagen en kunnen via verschillende apparaten geraadpleegd worden, zolang je de inloggegevens maar hebt.
Crediteuren De term crediteuren zal je hoogstwaarschijnlijk weleens eerder om de oren gevlogen zijn. Crediteuren zijn de personen van wie je facturen ontvangt en in dit geval moet je die nog betalen. Een voorbeeld van een crediteur is een leverancier. Een handig ezelsbruggetje om te onthouden wat crediteuren zijn, hoef je enkel naar de tweede letter van het woord te kijken. Bij crediteuren is dit de letter R, dit staat voor RENNEN. De achterliggende gedachte van dit ezelsbruggetje is dat je wegrent voor schulden.
Debiteuren Debiteuren zijn precies het tegenovergestelde van crediteuren. Debiteuren zijn namelijk de personen naar wie je facturen stuurt en waar je in dit geval nog geld van moet ontvangen. Een handig ezelsbruggetje om dit te onthouden heeft te maken met de tweede letter in het woord. Bij debiteuren is dit de letter E, dit staat voor EISEN. Dit betekent het opeisen van het geld dat je hoort te krijgen.
Effectief Effectiviteit betekent doeltreffend. Wanneer je spreekt over iets wat effectief is, dan spreek je over het gewenste resultaat en het doel dat ermee bereikt wordt. Het gaat hierbij om het behalen van het doel en niet over de manier waarop je het doel behaald hebt.
Efficiënt Efficiënt wordt vaak opgevat als een term die precies hetzelfde inhoudt als effectief. Dat is echter niet zo. Efficiënt heeft te maken met de mate waarin iets veel en snel resultaat geeft. Het gaat hierbij om het proces en de manier waarop het doel bereikt wordt.
Eigen vermogen Het eigen vermogen is onderdeel van de passiva. Het eigen vermogen geeft aan in hoeverre de onderneming gefinancierd is met eigen middelen en dus niet met bijvoorbeeld leningen. Het eigen vermogen kan vrij eenvoudig berekend worden door alle bezittingen te verminderen met alle schulden. Het eigen vermogen laat als het ware zien hoeveel geld de eigenaren van een onderneming erin gestoken hebben.
Frontoffice Zoals eerder bij de term backoffice is uitgelegd, komt ook het woord frontoffice voort uit de oude indeling van bedrijfspanden. De frontoffice is het onderdeel van de organisatie dat zich bezighoudt met klantcontact. Dit kan verschillende vormen aannemen. Zo kan een frontoffice bestaan uit een fysieke winkel, een afdeling die via internet of telefonisch contact heeft met klanten of een receptie van een conferentiecentrum.
IB (inkomstenbelasting) Een veelvoorkomende term is inkomstenbelasting. Dit is een vorm van belasting over het inkomen die zowel voor de particulieren als voor ondernemers geldt. Voor de inkomstenbelasting zijn er drie bronnen van inkomen: winst uit de onderneming, loon uit dienstbetrekking en resultaat uit overige werkzaamheden. Elk persoon in Nederland betaalt inkomstenbelasting over genoten inkomsten. Echter, niet elke ondernemer betaalt inkomstenbelasting vanuit de onderneming. Als een bedrijf een eigen rechtspersoonlijkheid heeft (bijvoorbeeld bij een bv,cv of een nv), betaal je namelijk vennootschapsbelasting. Dit is een winstbelasting voor ondernemingen en verschilt met de belasting die betaald wordt als men bijvoorbeeld een eenmanszaak of vof heeft.
MKB De term MKB is een afkorting van midden- en kleinbedrijf. Onder deze noemer vallen ondernemingen die minder dan 250 werknemers in dienst hebben en een jaaromzet van minder dan € 50.000.000 hebben. Onder MKB zijn er nog twee andere categorieën te onderscheiden. De eerste is de kleine onderneming. Hier kun je een onderneming tot rekenen wanneer er minder dan 50 werknemers in dienst zijn. Daarnaast bestaat er ook nog een micro-onderneming. Deze ondernemingen hebben niet meer dan tien werknemers. Daarnaast zijn hier ook nog staffels bepaald voor de jaaromzet en het balanstotaal.
Passiva In tegenstelling tot de activa staan de passiva aan de rechterkant van de balans. Dit is de kant waarop staat hoe de onderneming gefinancierd is. De onderdelen die hiertoe behoren zijn: eigen vermogen, kort vreemd vermogen, lang vreemd vermogen en voorzieningen/ reserveringen. Kort vreemd vermogen zijn de schulden aan derden die je direct moet kunnen betalen, zoals openstaande facturen en belastingen. Lang vreemd vermogen zijn langlopende schulden die je over meerdere jaren mag terugbetalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een hypotheek. Tenslotte zijn er nog de voorzieningen en/ of reserveringen. Dit zijn potjes met geld die later voor een bepaald doel ingezet kunnen worden, zoals het onderhoud van een kantoorpand.
Processen Binnen een onderneming zijn er verschillende processen aanwezig. Over het algemeen zijn er drie hoofdprocessen binnen een onderneming: besturende, primaire en ondersteunende processen. De besturende- of managementprocessen hebben betrekking op alle activiteiten rond het plannen, bijsturen, evalueren en controleren. Daarnaast heb je de primaire processen en die hebben te maken met het productieproces of alle stappen rond de dienstverlening van klant tot klant. Tenslotte zijn er ondersteunende processen die zich richten op het ondersteunen van de primaire en besturende processen zodat die goed functioneren. Denk hierbij aan het faciliteren van mensen en middelen zoals informatie, faciliteiten en financiën.
Prognose Een prognose is een voorspelling van de jaarcijfers van je onderneming. Deze voorspelling gaat over het huidige of volgende jaar wat betreft jouw resultaten. Bij een hypotheekaanvraag of als je andere investeerders wilt overtuigen heb je als ondernemer altijd zo’n prognose nodig. Vaak wordt deze opgesteld door een deskundige, maar je kunt het ook zelf doen.
Routine Routine staat voor een verkregen vaardigheid door gewoonte. Wanneer jij er een gewoonte van maakt om iedere ochtend een planning voor die dag te maken dan wordt dat al snel een routine. Het is een handigheid die je door ervaring hebt gekregen. Naarmate je vaker een planning maakt, kun je ook steeds efficiënter en slimmer je tijd indelen. Wanneer iets een routine wordt, kun je het zien als een reeks handelingen die vaak zonder nadenken wordt verricht.
Structuur Een goede structuur hangt grotendeels samen met routines. Structuur is de manier waarop iets in elkaar zit. Er is een verband tussen alle elementen en dat verband wordt bepaald door de relatie tussen elementen onderling. Wanneer er bijvoorbeeld goede routines tussen die elementen ontstaan krijg je een samenhang van elementen waardoor er een structuur bestaat. Denk aan de routines die collega’s onderling hebben wanneer ze aan dezelfde taak werken. Wanneer die routines er goed in zitten en uitgevoerd worden, krijg je een gestructureerd werkproces tussen collega’s.
Template Template is ook een populair en veelgebruikte term vandaag de dag. Met de term template wordt een vast sjabloon bedoeld. Deze sjablonen worden gemaakt voor terugkerende communicatie. Zo voorkom je dat je iedere keer dezelfde mail verstuurd of dat je weer een nieuw contract moet opstellen. Wanneer je gebruik maakt van templates, heb je de teksten al klaar en hoef je enkel aanvullende of afwijkende informatie toe te voegen voordat de mail of het contract de deur uit gaat.
Timemanagement In het bedrijfsleven is timemanagement een belangrijk gegeven waar ondernemers naar streven. Timemanagement houdt in dat je op een effectieve en efficiënte manier je tijd inplant zodat je zoveel mogelijk kan doen in zo weinig mogelijk tijd. Het betekent simpelweg het inplannen van je tijd.
VPB (vennootschapsbelasting) Vennootschapsbelasting is een belasting die wordt geheven over de winst van de onderneming. Dit wordt ook wel vennootschappen genoemd. Bedrijven en organisaties moeten aangifte vennootschapsbelasting doen. Bij een eenmanszaak wordt de belasting over de winst daarentegen verrekend via de inkomstenbelasting. Wanneer een evenement door een stichting of organisatie wordt georganiseerd, hoeven zij geen vennootschapsbelasting te betalen wanneer het sociale belang van het evenement op de voorgrond staat.
Vreemd vermogen Het vreemd vermogen omvat alle financieringen van een onderneming die extern zijn aangegaan en is dus onderdeel van de passiva. Dat houdt dus in dat een onderneming geld moet betalen voor bijvoorbeeld ontvangen leningen, diensten of goederen. Het onderscheid tussen ‘eigen vermogen’ en ‘vreemd vermogen’ is reeds uitgelegd onder de termen eigen vermogen en passiva.
W & V (Winst en Verliesrekening) De winst- en verliesrekening kent ook wel de naam resultatenrekening of exploitatierekening. De winst- en verliesrekening brengt in kaart wat de behaalde winst of het verlies is in een bepaalde periode. Het is simpel gezegd een overzicht van alle kosten en opbrengsten die je tegen elkaar af kunt zetten. Het saldo tussen die twee bepaalt namelijk of er winst of verlies is gedraaid in die periode. Is het saldo negatief dan is er sprake van verlies, maar is het saldo positief dan is er winst gedraaid.
Zzp’er De afkorting ZZP staat voor Zelfstandige Zonder Personeel. Een zzp’er kun je dus zien als een zelfstandige ondernemer met een eenmanszaak als rechtsvorm zonder dienstbetrekking. Dit houdt in dat de zzp’er opdrachten uitvoert voor opdrachtgevers, maar niet wordt gezien als werknemer. Als zzp’er word je daarbij beschouwd als een ondernemer en niet als werknemer die in loondienst is. Hiervoor dien je wel duidelijke afspraken contractueel vast te leggen met een door de belastingdienst opgestelde modelovereenkomst.
2FA De term 2FA ziet eruit als een onderdeel van een ingewikkelde wiskundeformule, maar 2FA is simpelweg een afkorting voor two factor authentication. In het Nederlands noemen we dit ook wel twee stappen authenticatie. Dit is een extra beveiligde manier om ergens in te loggen. De eerste stap bevat de meest voor de hand liggende handeling wanneer je ergens wilt inloggen. In dit geval voer je een gebruikersnaam en wachtwoord in. De tweede stap kan verschillende vormen aannemen, zoals het invoeren van een sms-code, een pincode of een irisscan. Alleen wanneer beide stappen zijn uitgevoerd, krijg je toegang.