Word je ook gek van al die klusjes en taken die eindeloos je kostbare tijd opslokken? Hoog tijd om de taken in je bedrijf te systematiseren. Zo voorkom je onnodige stress, chaos en bespaar je een hoop tijd. Systemen aanbrengen binnen een onderneming biedt uitkomst voor eenieder die weleens het gevoel heeft dat het volbrengen van taken individueel of in groepsverband mogelijk makkelijker en minder tijdrovend kan.
Veel mensen zullen het hoogstwaarschijnlijk wel herkennen, iedere dag ligt er weer een stapel aan taken op je te wachten die de dag voorbij laten vliegen. Vaak zijn het ook terugkerende taken, zoals voor de zoveelste keer een welkomstmail opstellen voor nieuwe werknemers of klanten. Hier wil je toch eigenlijk niet zoveel tijd in steken? Dit kan anders! Hier komen de systemen om de hoek kijken die ervoor zorgen dat je niet iedere keer opnieuw het wiel uit hoeft te vinden.
Wat zijn systemen?
Systemen zijn in feite onmisbaar in een bedrijf. Ze vormen de fundering binnen de onderneming. Wanneer je efficiënte systemen geïmplementeerd hebt, kunnen ze zorgen voor structuur en efficiënte werkprocessen zowel op individueel als groepsniveau. Het zorgt er in feite voor dat je geen onnodige tijd verspilt die je beter ergens anders aan kunt besteden. Waarschijnlijk heb je zelf al heel wat systemen zonder dat je het door hebt. Vaak zitten deze in je hoofd en dat kan een chaotisch gevoel geven.
Met de term ‘systemen’ worden niet per se tools of softwareprogramma’s bedoeld. Ze kunnen wel deel uitmaken van de systematisering van taken, maar in dit geval zijn systemen processchema’s die een taak overzichtelijker kunnen maken. Systemen kun je in feite zien als een soort stappenplan die jij of de mensen om je heen kunt volgen. Dat is ook een van de doelen hiervan, dat uiteindelijk iedereen het systeem op kan pakken en ermee aan de slag kan gaan zonder dat er een extra paar ogen over de schouders mee hoeven te kijken.
Door bepaalde onderdelen en taken in de onderneming te systematiseren, kan het je helpen om sneller en efficiënter door een proces of taak heen te komen. Waar je eerst alle stappen voor het uitbetalen van een factuur voor jezelf moest uitzoeken, heb je met een opgezet systeem alles binnen handbereik op een rijtje. Aan de hand van een opgezet systeem kun je in een keer duidelijk maken wat er moet gebeuren, welke stappen daarvoor doorlopen moeten worden en mogelijk ook door wie. Zie de systemen als routines die gestandaardiseerd worden in het bedrijf zodat het proces nog efficiënter wordt.
De voordelen van systemen
Het opzetten van systemen in een onderneming brengt diverse voordelen met zich mee. Misschien zijn er nu al verschillende voordelen die je te binnen schieten. Systemen zijn in te vullen zoals jij dat nodig acht en kunnen daarom verschillende dingen voor jou en je werknemers betekenen.
Allereerst verminderen systemen de hoeveelheid chaos en stress in een onderneming. Doordat er haarfijn en stapsgewijs genoteerd staat hoe een taak volbracht moet worden, weet je precies wat je wanneer te wachten staat en hoelang je er mogelijk mee bezig bent. De systemen zorgen dus voor wat ademruimte. Zelfs wanneer je de taak tussentijds laat liggen, omdat er iets dringends tussendoor komt, hoef je je geen zorgen te maken dat je misschien vergeet waar je was of wat je nog moet doen. Met een stappenplan markeer je simpelweg waar je bent gebleven.
Dit laatste werkt ook erg goed in teamverband. Soms komt het weleens voor dat een taak niet individueel afgehandeld kan worden. Dan zijn er bijvoorbeeld extra handelingen vanuit verschillende afdelingen nodig. Wanneer er verschillende mensen nodig zijn om een taak te volbrengen, kan het soms een ongeregelde boel worden, want je moet in de gaten houden of iemand iets al uitgevoerd heeft en wie je vervolgens voor de volgende stap nodig hebt. Aan de hand van een systeem wordt een taak makkelijker overdraagbaar. Iedereen weet bij wie de bal ligt wanneer ze bij een bepaalde stap zijn aanbeland en wie er daarna verantwoordelijk is. Hiermee bied je weinig mogelijkheid voor misverstanden.
Tenslotte, zorgt de systematisering van taken ervoor dat je heel wat tijd bespaart. In plaats van dat je elke keer moet afstemmen bij wie een factuur allemaal langs moet gaan voordat die uitbetaald kan worden, kun je simpelweg het stappenplan erbij pakken. Je hoeft niet onnodig heen en weer te mailen voordat deze taak van de grond komt. Zodra het systeem geïmplementeerd is in het bedrijf weet iedereen wat er van ze verwacht wordt.
De mogelijkheden in systemen
De systemen die je in de onderneming kunt implementeren variëren van heel simpel een template opzetten in een mail tot aan een volledig stappenplan creëren in een document of in een handige tool. Je kunt systemen inzetten voor verschillende taken. Wij geven alvast een voorzetje met een aantal voorbeelden:
Template
Zoals eerder al benoemd is, kun je vaste templates opzetten voor mails. Wanneer je iedere dag weer een mail moet opstellen om (nieuwe) werknemers te informeren en welkom te heten, dan neemt dat ontzettend veel tijd in beslag. Daarnaast is de kans groot dat je misschien iets cruciaals mist in de mail. Met een template heb je dat niet meer. Je hoeft enkel wat dingen aan te vullen en de mail kan binnen twee minuten de deur uit in plaats van na een kwartier of een halfuur. Natuurlijk kun je templates voor nog veel meer dingen inzetten.
Administratieve taken Verschillende administratieve taken uitvoeren aan de hand van een systeem is vaak een must voor alle ondernemingen. Bij sommige ondernemingen is dit al overzichtelijk geregeld aan de hand van een tool of softwareprogramma waar alle medewerkers die ermee te maken hebben, toegang hebben tot bepaalde stappen of taken. Hierdoor kunnen administratieve taken zoals de boekhouding, de verwerking van het in en uit dienst treden van medewerkers en de verwerking van facturen op een georganiseerde en minder tijdrovende manier uitgevoerd worden.
Beheren van de agenda Zelfs het beheren van een agenda kan een stuk makkelijker worden met een tool. In plaats van dat je ervoor kiest om heen en weer te mailen met klanten over een geschikt moment voor een meeting, stuur je een link naar een automatische agenda waar de klant zelf een moment in de agenda in zou kunnen plannen.
Marketing Maak een overzicht van de stappen die dagelijks of iedere week doorlopen moeten worden om bijvoorbeeld een blog of social media post online te krijgen. Bedenk wie erbij betrokken moeten worden en breng ze samen met een stappenplan via bijvoorbeeld een Excel sheet of een online tool. Denk bijvoorbeeld aan een stappenplan aan de achterkant van de website of via het social media platform zodat eenieder op zijn eigen tijd de eigen bijdrage kan leveren. Zo kan bijvoorbeeld de fotograaf daar de foto plaatsen wanneer die gereed is en een andere werknemer kan vervolgens de tekst van de blog of post erbij aanvullen. Wanneer dit allemaal op een plek gebeurt, staat er binnen no-time een publiceerbaar artikel of post klaar.
Hoe zet je een efficiënt en werkbaar systeem op?
Het opzetten van een systeem kan een tijdrovende klus zijn. Het heeft even wat tijd nodig, maar dan heb je uiteindelijk ook wat. Zodra je voor ogen hebt wat te ingewikkeld verloopt of waar veel tijd in gaat zitten, is het tijd om het systeem ervoor op te zetten. Ga er dus even goed voor zitten en systematiseer de taken en klussen die naar jouw idee veel efficiënter uitgevoerd kunnen worden.
Een systeem kun je het beste opzetten door tijdens het uitvoeren van je taak een template of een stappenplan te maken. Houd tijdens het uitvoeren van de taak bij welke stappen jij en/of je collega’s doorlopen. Geef iedere stap een naam zodat je in een overzichtelijke lijst hebt staan wat er moet gebeuren. Bij de stappen schrijf je op hoeveel tijd je ervoor uittrekt, welke tools of software je daarvoor nodig hebt en wat het gewenste resultaat zou moeten zijn.
Uiteindelijk kun je voor de systemen die je opzet een bijpassende tool gebruiken waarmee je bijvoorbeeld stap voor stap de taken kunt afvinken, waarmee je stappen kunt doorspelen naar collega’s of waar alle data verzameld wordt. Zie het als een online overzicht van het stappenplan. Zo kan iedereen bijhouden bij wie de taak nu ligt. Natuurlijk hoef je ook niet per se een speciale tool of programma ervoor aan te schaffen. Je kunt het ook eerst uitproberen met een Excel sheet bijvoorbeeld.
Het opzetten van systemen in een onderneming is een typisch geval van trial and error. Zodra je voor het eerst een systeem hebt opgezet is het van belang om het er elke keer weer bij te pakken, de stappen te doorlopen en na te gaan of alles klopt. Het zou zomaar eens kunnen dat je een stap hebt overgeslagen of misschien is het eerste stappenplan dat je hebt opgezet ook nog niet helemaal efficiënt. Eigenlijk ben je nooit klaar, er is altijd ruimte voor verbetering. Vrees niet, hoe vaker je het systeem gebruikt, hoe meer het aangescherpt kan worden en uiteindelijk een vaste routine wordt in de onderneming.