Als ondernemer heb je het liefste alle touwtjes in het bedrijf in handen. Jij weet immers als allerbeste hoe de onderneming in elkaar zit. In je eentje alles afhandelen loopt doorgaans gesmeerd, maar alle taken op jezelf afschuiven heeft ook zijn nadelen. Naarmate de onderneming steeds meer groeit, kun je niet meer alles op je eigen schouders dragen. Vanaf dat moment wordt het tijd om meer een teamspeler te worden. Wij helpen je graag op weg in vier stappen.
Als ondernemer kan het onwennig aanvoelen om bepaalde taken of rollen uit handen te geven en om iemand anders vervolgens aan het bedrijf te zien sleutelen. Vrees niet, iedere ondernemer heeft hier weleens mee te maken gehad. Het is een omslagpunt waar veel ondernemers doorheen zijn gegaan met hun groeiende onderneming. Het is een kwestie van taken uit handen leren en durven geven.
Stap 1: Jezelf onder ogen komen
Wanneer je een nieuwe onderneming start, is het doorgaans vaste kost om alles op eigen houtje te doen. Voor velen werkt het fijn om alles in eigen handen te hebben zonder dat iemand over je schouder meekijkt. Jij hebt namelijk volledige controle over de onderneming. Verdere groei kan hier echter verandering in brengen en dat is iets wat je als ondernemer moet leren accepteren. Vooral als je eraan gewend bent om alles alleen te doen.
Wanneer je onderneming groeit, komt er hoogstwaarschijnlijk een moment waarop je steeds vaker tegen jezelf gaat zeggen: dit doe ik nog wel even in het weekend of dit klusje klaar ik nog wel even in de late uurtjes. Dat is het moment waarop je jezelf een halt toe moet roepen. De kans is groot dat je jezelf door dit gedrag zal overwerken en dan zijn er helemaal geen schouders meer waar de werkzaamheden van de onderneming op kunnen rusten.
De eerste stap bij het uit handen geven van de touwtjes begint dus niet bij het uitbesteden van taken, maar begint bij jezelf. Probeer jezelf onder ogen te komen wanneer de taken te veel worden of als je het gevoel hebt dat je die richting op gaat. Het is belangrijk om te accepteren dat je geen achtarmige octopus bent die alle klussen binnen de onderneming met gemak kan klaren. Als je voor jezelf op papier zou zetten welke taken en rollen je allemaal op je hebt genomen dan zal je nog versteld staan van je eigen kunnen. Jezelf onder ogen komen, vervolgens accepteren dat je niet alles kunt en dat het uit handen geven van taken ook iets goeds kan betekenen voor jezelf en het bedrijf, zijn belangrijke factoren die jou kunnen helpen bij het uiteindelijk uit handen geven van taken.
Stap 2: Bedenk wat je uit handen wilt geven
Wanneer je de eerste stap gezet hebt en accepteert dat niet alles meer op jouw schouders kan rusten, is het van belang om te bedenken welke taken of rollen jij uit handen wilt geven. Bedenk waar je wat extra handen voor zou kunnen gebruiken. Nemen de inkomende mails veel tijd van je in beslag? Kun je hulp gebruiken bij jouw agenda en planning? Of worden de administratieve taken je misschien te veel?
Sommige ondernemers weten al van zichzelf welke taak in de onderneming een blok aan hun been is. Dan is het vrij makkelijk om een keuze te maken in wat je graag uit handen zou willen en durven geven. Als je er nog niet over uit bent en alles in de onderneming als te belangrijk ziet om uit handen te geven, is het aan te raden om voor jezelf een overzicht te maken.
Probeer bijvoorbeeld een overzicht te maken van een doordeweekse dag en de tijd die je per taak kwijt bent. Zo kun je duidelijk voor jezelf in beeld brengen welke taken veel van jouw tijd opslokken. Misschien zijn dit onmisbare taken die je liever niet uitbesteedt, maar het kan ook zomaar zijn dat je het overgrote gedeelte van de dag bezig bent met het beantwoorden van mails. Probeer daarom ook een lijstje met prioriteiten voor jezelf op te stellen. Zo kun je bij jezelf nagaan of de tijd die je ergens in stopt het ook echt waard is of dat je die taak beter kunt delegeren aan iemand anders.
Stap 3: Zoek helpende hand(en)
Wanneer je onderneming steeds meer begint te groeien, rijst de vraag of je misschien een extra paar handen of ogen nodig hebt. Je kunt immers niet alles meer in je eentje doen en wanneer je dat wel probeert, loop je het risico om overwerkt te raken. Zodra je weet welke taken of rollen in de onderneming je uit handen wilt geven, is het van belang om de helpende hand(en) te zoeken.
Wanneer je afstapt van het idee dat je onderneming er beter vanaf is wanneer jij als enige aan het roer staat, zal je al snel de voordelen ervaren van een helpende hand in de onderneming zowel voor jouw werkdruk als de onderneming in het geheel. Een helpende hand kent verschillende gradaties en kan verschillende vormen aannemen. Het is maar net waar jij behoefte aan hebt. Het kan variëren van een rechterhand en het aannemen van een nieuwe werknemer tot aan het inzetten van een virtual backoffice.
De helpende handen in de vorm van een expert op afstand, een werknemer of een rechterhand bewerkstelligen extra hulp, maar zorgen er ook voor dat er wat frisse wind door het bedrijf gaat. Het is echter van belang dat je iemand, of een bedrijf, zoekt die niet precies dezelfde denkwijze heeft zoals jij. Je kunt het waarschijnlijk het beste vinden met iemand die lijkt op jou, maar soms is het nodig om iemand met een andere expertise of andere denkwijze naar jouw onderneming te laten kijken. Natuurlijk moet die persoon of het bedrijf wel aansluiten bij jouw onderneming, maar qua gedachtegang en expertise kan het soms fijn zijn om iemand te hebben die jou hele andere inzichten kan geven.
Stap 4: Taken uit handen gegeven, maar niet uit het oog verloren
Wanneer je iets uit handen geeft, kan het misschien voelen alsof je er totaal geen controle meer over hebt. Dit is natuurlijk niet zo. Het enige verschil is dat je er niet meer continu met je neus bovenop zit. Je hebt nu de mogelijkheid om je tijd te investeren in andere taken en klussen. Wanneer je taken uit handen geeft, is de samenwerking met een rechterhand, werknemer of backoffice wel gedeeltelijk gebouwd op vertrouwen. Het is echter niet zo dat je er geen controle meer over hebt zodra je je handen ervan af haalt. Integendeel, plan daarom eens in de zoveel tijd momenten in om met elkaar te evalueren. Hoe ervaart iedereen de samenwerking en wat zijn misschien aandachtspunten vanuit jouw kant? Zo houd je toch redelijk goed in de gaten wat er gaande is en zo hoef je niet op andere momenten om te kijken naar die taak. Daar dienen de evaluatiegesprekken tenslotte voor. Het belangrijkste is om te blijven communiceren.