Het nieuwe jaar is van start gegaan en dit is voor veel mensen hét moment om aan hun goede voornemens te werken. Voor sommigen is het hoogtijd om georganiseerder te worden, niets meer uit te stellen of je aan je eigen afspraken te houden. Om dit vol te houden is het belangrijk om structuur en routines in je leven te creëren. Het aanbrengen van nieuwe routines kan zorgen voor meer rust, productiviteit en overzicht in je leven en dat is precies wat je nodig hebt voor het volbrengen van jouw goede voornemens van dit jaar.
Het aanbrengen van structuur en routines gebeurt uiteraard niet van de één op de andere dag. Het heeft tijd nodig en je kunt er het beste stap voor stap mee beginnen.
Tips voor het creëren van structuur in je (werk)dag
Een gestructureerde ochtend zit hem in de kleine dingen
Door routine en structuur aan te brengen in je ochtenden leer je jezelf aan om gemotiveerd aan je dag te beginnen. Het begint eigenlijk allemaal met een goed slaapritme. Zorg er zoveel mogelijk voor dat je iedere avond rond dezelfde tijd naar bed gaat en dat je iedere ochtend rond dezelfde tijd weer opstaat. Dit is goed voor je biologische klok waardoor je uiteindelijk een stuk beter zal slapen in vergelijking met wanneer je onregelmatige slaaptijden hebt. Je wordt er uitgerust van en dat zorgt er vervolgens weer voor dat je de volgende dag lekker productief bent.
Leer jezelf vervolgens aan om direct nadat je bent opgestaan je bed op te maken. Wanneer je de dag begint met het uitvoeren van je allereerste taak, zorgt dat voor een voldaan gevoel en een goede motivatie voor de rest van de dag. Het is zoiets kleins en simpel, maar toch is het een belangrijke factor die je motivatie kan geven om steeds meer taken uit te voeren gedurende de dag. Houd in je achterhoofd: als je geen motivatie hebt voor de kleine dingen, dan lukt het ook niet om motivatie op te brengen voor de grotere taken.
Om de dag rustig en zonder chaos op te starten, is het daarnaast handig om zoveel mogelijk dingen de avond van tevoren al te regelen. Pak bijvoorbeeld je tas in, maak alvast je lunch of leg je kleding klaar. Zo hoef je de volgende ochtend geen race tegen de klok te voeren. Zelfs als je thuis werkt is het goed om zo’n ritme aan te houden.
Neem daarnaast ’s ochtends even de tijd om rustig te ontbijten. Het is erg belangrijk om op vaste tijden te eten, zowel voor je stofwisseling als voor jouw eigen ritme. Tijdens zo’n moment van rust in de ochtend kun je zelfs even naar je planning van die dag kijken. Misschien heb je die al gemaakt of je kunt jezelf afvragen wat er die dag nog moet gebeuren.
Wat staat er vandaag op de planning?
Dit is een vraag die je jezelf iedere ochtend zou kunnen stellen. Ga er ’s ochtends (of de avond ervoor) even rustig voor zitten en noteer voor jezelf wat er die dag allemaal moet gebeuren. Dit kunnen werk gerelateerde taken zijn, maar ook huishoudelijke taken. Uiteraard kun je er ook voor kiezen om iedere zondag een weekplanning te maken. Deze planningen en to-do-lijstjes kunnen simpelweg opgeschreven worden in een notitieboek of je kunt gebruikmaken van speciale taken software zoals Todoist of Microsoft To Do. Deze software hebben extra functies voor het optimaliseren van jouw planning. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van reminders om jezelf eraan te herinneren dat je bepaalde mailtjes nog moet opvolgen. Bekijk wat het beste bij jou en jouw planning past.
Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar probeer ook gebruik te maken van een agenda als je dat nog niet deed. Het geeft rust in je hoofd als je niet alle afspraken dag in dag uit hoeft te onthouden. Sla simpelweg je papieren agenda open of open je agenda op je laptop en je hebt het allemaal georganiseerd binnen handbereik. Een kleine moeite, maar het helpt zeker bij het creëren van meer structuur in je leven.
Het bijhouden van een agenda of to-do-lijst is één ding, maar het (efficiënt) uitvoeren van je geplande taken is weer een stap verder. Soms staan er zoveel afspraken of taken in je agenda dat je gewoon niet weet waar je moet beginnen wanneer je (werk)dag eenmaal start. Reserveer daarom een aantal momenten of dagen in jouw planning voor bepaalde taken of bezigheden. Dit zorgt ervoor dat je niet de hele dag bezig bent met tien verschillende dingen tegelijk. Probeer daarom ook zo veel mogelijk taken één voor één af te handelen. Het geeft enorm veel voldoening om de taken af te vinken die je hebt afgerond en zo voorkom je dat je half afgemaakte taken hebt die allemaal door elkaar heen lopen.
Gestructureerd aan het werk
Wanneer je vervolgens aan de slag gaat met je planning en to-do-lijst is het aan te raden om dat in een opgeruimde omgeving te doen. Een opgeruimd en gestructureerd bureau waarbij je precies weet waar alles te vinden is, werkt een stuk fijner en geeft rust.
Als je uiteindelijk toch nog last hebt van concentratieproblemen dan kan het handig zijn om je werktijden ook te structureren. Dit kun je gemakkelijk doen aan de hand van de zogenaamde Pomodoro techniek. Dit houdt in dat je iedere keer in blokken van 25 minuten aan het werk gaat met daar tussenin korte pauzes van vijf minuten. Zo’n 25 minuten durend werkblok met pauze noem je een Pomodoro. Nadat je vier Pomodoro’s achter elkaar hebt gedaan kun je 15 tot 30 minuten pauze nemen en daarna begin je weer van voren af aan. Deze techniek zorgt ervoor dat je 25 minuten lang gefocust bent op één taak. Dit zou kunnen helpen bij het bevorderen van je productiviteit.
Een andere manier om je tijd zo goed mogelijk te managen, is om voor jezelf duidelijk te maken wat prioriteit heeft en wat niet. Zo voorkom je dat je tijd opgaat aan kleine taken die er telkens even tussendoor fietsen, zoals het plegen van een belletje, het constant afhandelen van de mails die binnenkomen of andere spoedklussen. Bedenk wat er op dat moment het belangrijkst is en wat er niet per se op dit moment afgehandeld hoeft te worden. Als een taak op dat moment nog geen prioriteit heeft, plan je het in op een ander moment of zet je het op je to-do-lijst. Terugkomende taken zoals het afhandelen van de mail kun je ook op bepaalde momenten van de dag inplannen. Dit geeft veel meer rust en waarschijnlijk kom je dan makkelijker toe aan de belangrijke taken.
Ontspanning en zelfreflectie aan het einde van de dag
Zorg er ook voor dat je planning een aantal leuke bezigheden bevat. Plan gedurende de week of aan het einde van de dag iets leuks voor jezelf in. Hierdoor heb je iets om naar uit te kijken wanneer je de planning aan het doorlopen bent.
Maak tenslotte aan het eind van de dag, of gedurende de dag, een lijstje met dingen die de dag erna moeten gebeuren. Die taken kun je dan vervolgens toevoegen aan je bestaande weekplanning of je kunt er een nieuwe dagplanning mee maken. Bekijk ook of de planning van vandaag anders of efficiënter ingevuld had kunnen worden. Wanneer je dit blijft doen, heb je binnen no-time een planning die goed past bij jouw (drukke) schema.