Denk jij ook weleens: jammer dat er zo weinig uren in een dag zitten. Je bent niet de enige, er lijkt nooit genoeg tijd te zijn. We racen door onze dag heen met als doel om zoveel mogelijk uit de (werk)dag te halen en toch hebben we altijd het idee dat we tijd tekortkomen. Hierdoor vergeten we soms wat er echt belangrijk is en wat meer van onze aandacht verdient. Want zeg nou eens eerlijk, wanneer heb jij voor het laatst écht de tijd genomen voor je werknemers?
Sinds de coronacrisis is tijd nemen voor je werknemers een uitdaging nu de meeste mensen thuiswerken en het contact veelal online plaatsvindt. Daarom is het in een tijd als deze des te belangrijker om er eens bij stil te staan en meer tijd uit te trekken voor je werknemers, maar ook voor het bedrijf en jezelf. Zoals het gezegde luidt: haast en spoed is zelden goed. Misschien wordt het tijd om die wijze woorden na te leven.
Tijd is geld, of toch niet?
De welbekende uitspraak ‘tijd is geld’ speelt een prominente rol in onze maatschappij en is een van de redenen waarom meer tijd nemen misschien niet zo aantrekkelijk klinkt. Dat extra tijd investeren uiteindelijk geld kost, daar is geen woord van gelogen. Het hangt er enkel vanaf waar je die tijd in investeert. Het kan uiteindelijk zijn vruchten afwerpen in het resultaat en dan kost de extra tijd die je ergens in stopt misschien toch niet zoveel als je in eerste instantie dacht.
Het investeren van geld wordt gezien als een basisprincipe waar een bedrijf zich mee bezig hoort te houden. De invloed van het investeren van tijd wordt echter vaak nog onderschat of het wordt afgedaan als lastig of onmogelijk. Vooral als er iedere dag een strak gepland schema op je wacht. Voor velen is het dus een uitdaging. Waar kun je dan het beste beginnen?
Neem de tijd voor je werknemers
Dat de klanten prioriteit hebben en dat je daar genoeg tijd voor uittrekt is bij veel werkgevers vanzelfsprekend, maar steek je ook genoeg tijd in jouw werknemers? Zij vormen een belangrijk component in jouw bedrijf. Daarom is het van belang om ze niet over het hoofd te zien of om hun werkzaamheden voor lief te nemen. Door simpelweg de tijd te nemen en een goed gesprek aan te gaan met je werknemers kun je dit al voorkomen. Het is een belangrijke factor voor het creëren van een fijne werksfeer. Werknemers voelen zich gehoord en dit opent de deuren naar een werkplek waarin communicatie centraal staat. Werknemers zullen hierdoor wellicht sneller geneigd zijn om op je af te stappen en te bespreken waar ze bijvoorbeeld mee zitten. Waar dit eerst misschien bij het koffieapparaat plaatsvond moet dat nu virtueel en daarom is het des te belangrijker om te blijven communiceren met je werknemers en te zorgen dat zij op hun beurt contact hebben met hun collega’s.
Probeer daarom ook vaak genoeg een teamoverleg in te plannen. Sla ze niet over, zodat de extra tijd in andere werkzaamheden gestoken kan worden. Teamoverleg is een belangrijk middel om met elkaar in contact te blijven en om te sparren over nieuwe ideeën of bestaande werkzaamheden. Het kost in eerste instantie wat tijd, maar uiteindelijk levert die tijd je ook wat op. Er komen wellicht nieuwe ideeën aan het licht, de band tussen collega’s wordt sterker en het is fijn voor iedereen om te weten wat de stand van zaken zijn.
Teamoverleg is daarnaast niet alleen nuttig voor het verdelen van taken of om te brainstormen over nieuwe ideeën of tactieken. Het kan ook gebruikt worden om elkaar van feedback te voorzien. Misschien roept het woord feedback gelijk een negatieve connotatie bij je op, maar het bestaat ook uit het uitdelen van complimenten. Feedback is een belangrijk component om je werknemers te motiveren en om een open werkplek te creëren waarbij tips gezien worden als welgemeend advies waar uiteindelijk iedereen iets aan heeft.
Gebruik de momenten waarop je samenkomt ook om een duidelijke planning of afspraken met elkaar te maken, zodat het voor iedereen duidelijk is wat er allemaal gaande is en wie waar precies mee bezig is. Vooral nu bijna iedereen thuiswerkt, kun je niet even over de schouder meekijken of even langslopen om te vragen of iemand een bepaalde taak wilt oppakken. Een vergadering of teamoverleg is daarom het perfecte moment om alles op een rijtje te krijgen. Zo verklein je ook de kans op miscommunicatie en dat scheelt een hoop tijd.
Tijd nemen voor nieuwigheden
Wanneer je een nieuwe werknemer in dienst neemt, kan het een lastige afweging zijn in hoeverre je die persoon bij de hand neemt tijdens de eerste paar werkdagen of -weken. Wees niet te terughoudend in de tijd die je erin steekt. Wanneer jij of een andere werknemer genoeg hulp biedt aan de hand van evaluatie- of begeleidingsmomenten dan weet de nieuwe werknemer waar die aan toe is en bij wie die aan de bel kan trekken. Zo voorkom je dat de werknemer onbedoeld in het diepe wordt gegooid.
Iets nieuws in een bedrijf implementeren is altijd een uitdaging. Wanneer je bijvoorbeeld nieuwe takensoftware zoals Todoist of een nieuwe vorm van tijdsregistratie wilt invoeren, kan het voorkomen dat sommige werknemers liever vasthouden aan de oude en vertrouwde methoden. Probeer daarom de tijd te nemen om je werknemers mee te nemen in het proces en om ze te laten zien wat voor voordelen de nieuwe software of routine kan opleveren. Wanneer je daar tijd aan besteedt zullen de werknemers mogelijk sneller inzien waarom het een goede verandering is. Ze zullen eerder geneigd zijn om het uit te proberen dan wanneer je ze simpelweg een nieuwe routine oplegt.
Naast het feit dat je niet zomaar nieuwe software in de schoot van je werknemers kunt werpen, is het ook niet de bedoeling om gelijk iets nieuws te implementeren zonder het zelf goed te testen. Nieuwe software kan in eerste instantie heel erg handig lijken, maar bedenk ook of het past bij jouw bedrijf en de werkzaamheden die het verricht. Daar kun je vaak enkel achter komen door het te gebruiken. Veel software hebben vaak een proefperiode, haal daar je voordeel uit. Geef het vervolgens genoeg tijd om te werken door er veel gebruik van te maken en het op te nemen in je dagelijkse bezigheden. Maak op basis daarvan een definitieve keuze.
Time-out voor jezelf
Niet alleen het bedrijf en de werknemers verdienen wat extra tijd, ook jijzelf verdient een time-out. Door al het rennen, vliegen en springen kun je jezelf nog weleens over het hoofd zien. Het kan namelijk erg verleidelijk zijn om 60 uur per week te werken wanneer je bedrijf hard aan het groeien is. Neem echter de tijd om te luisteren naar je lichaam. Het klinkt misschien cliché, maar het is zeker niet onbelangrijk. Luister naar je lichaam, put jezelf niet uit en weet waar je grenzen liggen. Daarmee houd je onbedoelde spanningen weg uit jouw omgeving.
Wanneer je dan eindelijk een moment voor jezelf hebt ingepland, probeer jezelf dan niet nutteloos te voelen of jezelf ervan te overtuigen dat je betere dingen te doen hebt. Momenten van ontspanning kunnen namelijk ook inspiratievol zijn. Zelfs wanneer je naar een TED-talk kijkt, een blokje om gaat, een managementboek leest of een gesprek aangaat met een vriend of vriendin kun je al onbedoeld op een ontspannen en indirecte manier bezig zijn met je bedrijf. Soms komen de meest briljante ideeën op de momenten waarop je het niet verwacht. Probeer jezelf daarnaast te beseffen dat ontspanning ook nodig is.
Neem tenslotte genoeg tijd voor je familie en vrienden. Ook zij mogen niet over het hoofd gezien worden. Hiermee bevorder je een gezonde balans tussen werk en privé.
Nu je deze tips gelezen hebt, denk je misschien: hoe moet ik daar allemaal tijd voor maken? Het gaat niet in een keer, maar je kunt beginnen met het bijstellen van je prioriteiten. Zo kun je ervoor kiezen om meer tijd te steken in hoofzaken in plaats van de bijzaken. Wanneer je dat op een rijtje hebt, zal je jezelf op den duur minder druk maken over de hoeveelheid tijd die je ergens extra in steekt.