Digitalisering, een term die onlosmakelijk verbonden is met de samenleving van vandaag de dag. Een samenleving waarin er met een sneltreinvaart nieuwe technologieën de wereld in worden gebracht die ons dagelijks leven iedere keer vergemakkelijkt, maar ook verder digitaliseert. Als ondernemer kun je hierin natuurlijk niet achterblijven. Voor ondernemers biedt de digitalisering namelijk diverse kansen. Het is hoogtijd om die mogelijkheden voor jouw bedrijf eens af te wegen als je daar nog niet mee bezig bent geweest. In deze blog helpen wij je daarmee op weg.
Wat betekent digitalisering voor een onderneming?
Digitalisering betekent letterlijk dat er fysieke informatie omgezet wordt naar digitale informatie. Rondslingerende papieren zijn hierbij verleden tijd. Zoiets simpels als documenten inscannen en via de Cloud beschikbaar maken, is al een vorm van digitalisatie. Het is een breed begrip en kan op verschillende aspecten in de onderneming betrekking hebben. Door te digitaliseren kun je bijvoorbeeld verandering aanbrengen in de bedrijfsprocessen of het contact met klanten op een andere wijze inrichten. Het wijzigen van processen heeft als doel een betere en nauwkeurigere informatievoorziening tot stand te brengen in minder tijd. Digitalisering is natuurlijk niets nieuws en speelt al geruime tijd een rol, maar de wijze waarop je als ondernemer je bedrijf kunt digitaliseren blijft zich innoveren.
Wat zijn de voordelen?
1. Verbetering van communicatie- en informatietechnologie
Wanneer je al enige tijd bezig bent met digitaliseren of als je de grote stap eindelijk wilt zetten, heb je technologieën nodig die je daarbij kunnen helpen. Deze applicaties, software, systemen, apparaten en tools bieden doorgaans innovatievere wijzen waarop communicatie en informatie-uitwisseling plaatsvinden binnen een onderneming.
Door alle fysieke data te digitaliseren, dat vervolgens goed te organiseren en bij te houden, kun je ervoor zorgen dat informatie een stuk toegankelijker en makkelijker uit te wisselen wordt. Weg met al die stapels papieren waar je doorheen moet spitten. Als alles is gedigitaliseerd en op een overzichtelijke wijze wordt beheerd, is het appeltje eitje om het juiste document te vinden, beschikbaar te maken voor de juiste personen en de informatie te gebruiken voor werkzaamheden. Wanneer er bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van de Cloud heb je zelfs overal toegang tot de documenten.
Daarnaast zijn er ook nieuwe manieren om met elkaar te communiceren. Dit heeft betrekking op zowel interne als externe communicatie. De communicatie tussen collega’s en communicatie met klanten kan een stuk soepeler en sneller verlopen wanneer je gebruik maakt van diverse beschikbare technologieën. Daarnaast zijn er ook nieuwe kanalen voor klantenwerving. Potentiële klanten zijn nu op meer manieren te benaderen dan enkel via een advertentie. Denk bijvoorbeeld aan verschillende social media kanalen of de mogelijkheid om met de geolocatie van de potentiële doelgroep gerichte advertenties uit te sturen.
2. Mogelijkheid tot automatisering
Iets wat nauw samenhangt met de digitalisering is de automatisering. Zodra de onderneming grotendeels gedigitaliseerd is, is het mogelijk om het jezelf en je werknemers een stuk gemakkelijker te maken op de werkvloer door werkprocessen te automatiseren. Dit houdt dus in dat je de kern van je onderneming versterkt met digitale middelen om tijd en kosten te besparen op de werkzaamheden. Doordat de informatie gedigitaliseerd is, kunnen er diverse technologieën of tools ingezet worden om die data te verwerken of bewerken zoals dat eerst manueel gedaan werd. Denk bijvoorbeeld aan de boekhouding of urenregistratie. Door werkprocessen te automatiseren bespaar je uiteindelijk tijd en geld dat ergens anders in gestopt kan worden. Daarnaast is de kans op fouten een stuk kleiner wanneer het proces geautomatiseerd is vergeleken met wanneer iemand het handmatig uit zou voeren. De voorwaarde daarvoor is natuurlijk wel dat de digitalisering van alle data in de onderneming goed is uitgevoerd en regelmatig is bijgehouden om fouten in de data te voorkomen.
3. Goed voor het milieu
Wanneer je de onderneming digitaliseert zul je een stuk minder papier op kantoor nodig hebben. Aangezien alle informatie in een digitale omgeving terug is te vinden, kom je op de werkvloer steeds minder papier tegen. Je hoeft namelijk steeds minder te printen en alles wat je nodig hebt, is terug te vinden in de digitale omgeving. Dit is een goede ontwikkeling voor het milieu. Het verbruik van papier is namelijk al langere tijd enorm hoog. Vooral in ondernemingen wordt er doorgaans veel geprint. De digitalisering moet hier verandering in gaan brengen. Wanneer je ervoor kiest om de onderneming te digitaliseren en bewust te blijven van je papierverbruik draag je een steentje bij aan het milieu.
Een andere ontwikkeling die voortkomt uit de digitalisering is dat er steeds minder gereisd hoeft te worden voor het werk. Steeds meer ondernemingen maken gebruik van tools en applicaties die communicatie met collega’s en klanten mogelijk maakt zonder dat iemand fysiek aanwezig hoeft te zijn. Door de coronapandemie is deze wijze van communicatie een stuk meer genormaliseerd dan voorheen. Niemand kijkt er meer van op wanneer je uitgenodigd wordt voor een Zoom of Teams meeting. Het feit dat mensen steeds minder vaak de auto hoeven te pakken naar kantoor heeft een positief effect op het milieu.
4. Goede marktpositie
Een andere reden om de digitalisering in overweging te nemen is de mogelijke verbetering van de marktpositie. Wanneer je als ondernemer de trends en ontwikkelingen in je vakgebied bijhoudt, heb je een grote kans om een voorsprong te krijgen op of bij te blijven met de concurrentie om je heen. Geen zorgen als je nog niet ver bent met de digitalisering in je onderneming. Het is in ieder geval belangrijk om de ontwikkelingen bij te houden en daar met je onderneming op in te spelen. Zo behoud of versterk je jouw marktpositie.
Zijn er ook nadelen?
De digitalisering brengt veel gemakken met zich mee, maar zoals altijd zit er ook een keerzijde aan. De negatieve aspecten wegen niet zwaarder dan de positieve aspecten, maar het zijn toch nadelen waar je wel rekening mee moet houden.
Door de digitalisering door te voeren in je onderneming draait de onderneming steeds meer op diverse technologieën die de bedrijfsprocessen gedeeltelijk of helemaal overnemen. Dit is in eerste instantie een groot voordeel, maar houd er rekening mee dat je onderneming steeds meer of volledig afhankelijk is van al die systemen en het internet. Zodra er een storing is ligt je onderneming wellicht tijdelijk stil. Na digitaliseren zullen cyberaanvallen ook tot de risico’s behoren. Het is daarom goed om deze dingen in je achterhoofd te houden en daar ook voorzorgsmaatregelen voor te treffen.
Daarnaast is het goed om je te realiseren dat niet alle aspecten in de onderneming volledig gedigitaliseerd hoeven te worden. Zo is het niet aan te raden om helemaal geen persoonlijk contact meer te hebben met klanten of werknemers. Dit kan namelijk een negatief effect hebben op de samenwerking met de klant en de sfeer op de werkvloer.